Supports de cours Word - Excel - PowerPoint - Outlook - Access

PowerPoint - Formation complète - Images 3D animées

183:938212700 (Sylvie Richard) — Sun, 07 Jan 2024 10:30:22 GMT

Comment utiliser la bibliothèque d'illustrations animées en 3D ?

Insérer les images 3D

Activer l'onglet Insertion
Cliquer sur la petite flèche sous le bouton Modèles 3D
Cliquer sur Modèles 3D prêts à l'emploi

De nombreuses images sont proposées, classées en catégories

Choisir une image

On peut la manipuler comme n'importe quelle autre forme ou image, comme expliqué dans les précédents tutos, au moyen de la souris, des poignées situées autour de l'image

On peut remarquer, au centre de l'image, un petit symbole

Cliquer sur le symbole et laisser le bouton de la souris enfoncé
Effectuer un déplacement avec la souris

On peut ainsi effectuer des mouvements en 3D

Cliquer sur l'onglet contextuel Modèles 3D

Un certain nombre de vues adaptées à la forme sont proposées

Cliquer sur le bouton Rétablir le modèle 3D pour revenir à la forme initiale

Cliquer sur le bouton Panoramique et Zoom

Une petite loupe apparait à droite de la poignée de la poignée latérale

Cliquer sur la loupe en maintenant le bouton de la souris enfoncé et glisser le curseur pour zoomer ou dézoomer , surtout sans sortir de la zone de sélection

Animer l'objet 3D

Sélectionner l'objet
Cliquer sur l'onglet Animation

Dans la liste qui s'affiche, certaines sont spécifiques aux objets 3D

Pour chaque animation, des Options d'effet permettent, selon les cas, d'en modifier le sens d'exécution ou l'intensité

Des options de minutage permettent d'allonger ou raccourcir la durée d'exécution des animations

L'onglet Modèles 3D permet de gérer plusieurs images 3D avec notamment les options d'alignement et de superposition

Les modèles 3D animés

Certains modèles 3D sont déjà animés , on les repère par le petit symbole présent en bas à gauche de la catégorie

Insérer une image 3D

L'animation se présente comme une petite vidéo sur fond transparent

Cliquer sur le symbole au centre pour faire pivoter l'objet en 3D
Cliquer sur les poignées pour en modifier la taille
Cliquer sur le bouton Lecture en bas à gauche ou sur le bouton Lecture du groupe Lecture 3D de l'onglet Modèles 3D pour lancer l'animation ou la mettre en pose

Cliquer sur le bouton Scènes pour accéder aux différentes animations proposées

Ce tuto n'est qu'u n infime aperçu des nombreuses possibilités d'illustration d'une présentation. Je vous invite à télécharger le cours de 100 pages PowerPoint L'illustration de la présentation dans lequel vous découvrirez à travers de nombreux exemples et démonstrations pas à pas notamment :

comment créer, insérer et manipuler des formes
comment créer et manipuler le WordArt, notamment à partir de zones de texte
comment créer tous types de diagrammes SmartArt, les possibilités de conversion
comment créer un album photo
comment utiliser l'éditeur d'équations

PowerPoint - Formation complète - Capture d'écran

183:938212700 (Sylvie Richard) — Sat, 23 Dec 2023 14:51:52 GMT

Comment réaliser une capture d'écran ?

Il n'est pas toujours facile d'insérer un objet, une image dans une diapositive par un simple copier-coller

L'outil Capture d'écran est très pratique car il permet d'insérer dans une diapositive tout ce que l'on peut afficher à l'écran, même l'arrêt sur image d'une vidéo , quelle qu'en soit sa provenance

Préalable

Afficher à l'écran la page , la page Web, le document devant être capturé et, de préférence, uniquement cet élément en réduisant les autres documents ouverts

Ouvrir PowerPoint et sélectionner la diapositive de destination

Capturer l'écran

1 ^ère option

Cliquer sur l'onglet Insertion
Cliquer sur la petite flèche située sous le bouton Capture
Cliquer sur l'image affichée dans Fenêtre disponible

L'écran sélectionné préalablement s'affiche en tant qu'image que l'on peut gérer comme n'importe quelle image insérée (cf. : tuto relatif aux images )

À droite de l'écran, des idées de conception sont proposées

2 ^ème option

Cliquer sur l'onglet Insertion
Cliquer sur Capture

L'écran se présente en surbrillance

Sélectionner avec le curseur la zone à capturer en gardant le bouton de la souris enfoncé
Relâcher à la fin de la sélection

L'écran capturé s'affiche en tant qu'image

Toutes les copies d'écran sont considérées comme des images et peuvent être manipulées, rognées, colorées etc. comme n'importe quelle image

Ce tuto n'est qu'un infime aperçu des nombreuses possibilités d'illustration d'une présentation. Je vous invite à télécharger le cours de 94 pages PowerPoint L'illustration de la présentation dans lequel vous découvrirez à travers de nombreux exemples et démonstrations pas à pas notamment :

comment créer, insérer et manipuler des formes
comment créer et manipuler le WordArt, notamment à partir de zones de texte
comment créer tous types de diagrammes SmartArt, les possibilités de conversion
comment créer un album photo
comment utiliser l'éditeur d'équations

PowerPoint - Formation complète - Créer un album photos - Transformer le diaporama en vidéo

183:938212700 (Sylvie Richard) — Sat, 23 Dec 2023 11:31:02 GMT

Comment créer et gérer un album photos ?

Comment faire un diaporama avec un album photos ?

Comment transformer le diaporama en vidéo ?

Pour créer un album photos, on peut créer une présentation, insérer des diapositives et disposer des photos

Une autre possibilité permet de générer automatiquement et beaucoup plus rapidement un album en utilisant la fonctionnalité Album photo

Création de l'album

Préparer le dossier photo

Placer les images dans un même dossier dans l'espace de stockage du serveur, du disque dur ou sur un support amovible (clé USB ou disque dur externe)

Pour titrer les diapositives en un clic, renommer explicitement chaque image , cela facilitera la composition et la mise à jour de la présentation

Préparer l'album

Il n'est pas nécessaire de créer une présentation , la création d'un Album engendre la création d'une nouvelle présentation

Activer l'onglet Insertion
Dans le groupe Images cliquer sur la flèche à droite de l'icône Album photo
Cliquer sur Nouvel Album

La boîte de dialogue Album photo apparaît

Insérer le contenu de l'album

Cliquer sur le bouton Fichier/Disque

La boîte de dialogue Insérer les nouvelles images s'affiche

Rechercher, dans l'arborescence le lieu de stockage des images
Ouvrir le dossier où sont stockées les photos à mettre dans l'album
Sélectionner la ou les photos à mettre dans l'album
Cliquer sur le bouton Insérer

La liste des photos s'affiche dans la zone Images dans l'album

L'aperçu de la photo sélectionnée s'affiche à droite

Si le nombre de photos est très important, il est possible de les Lier au fichier au lieu de les insérer dans la présentation

Cliquer sur la flèche déroulante du bouton Insérer
Choisir la commande Lier au fichier

Attention : si les photos sont liées et que l'on doit transmettre cette présentation, il faudra ensuite utiliser la fonction Créer un package pour CD-Rom

Paramétrer la présentation de l'album

Par défaut, les photos sont ajustées à la diapositive

Dans la zone Présentation de l'album

Choisir le Nombre d'images par diapositive

Choisir la Forme du cadre
Cliquer sur le bouton Créer (le choix du Thème se fera plus tard)

Une nouvelle présentation s'affiche à l'écran

Sauvegarder l'album

Organiser les photos

Utiliser les Cases de sélection pour agir sur plusieurs photos à la fois
Les déplacer ou les supprimer le cas échéant

Cliquer sur une photo pour générer son Aperçu
Modifier son Contraste , sa Luminosité ou la faire Pivoter

Légender les photos

Pour insérer automatiquement une zone de texte sous une image

Sélectionner l'image
Cliquer sur le bouton Nouvelle zone de texte

La zone prendra la taille de l'image

Si l'on a opté pour une image par page, la Zone de texte prend la taille de la diapositive à part entière
Si l'on a opté pour deux images par page, la Zone de texte prend la taille d'une demi-page

Cliquer sur le bouton Créer pour visualiser l'album et saisir ou modifier les légendes

Choisir un thème et personnaliser l'album

Dans le groupe Thèmes de l'onglet Création , sélectionner un Thème dans la galerie Personnaliser l'album

Le Thème sélectionné peut être personnalisé, des diapositives peuvent être ajoutées, des effets également...

Modifier l'album

Ouvrir l'album à mettre à jour
Activer l'onglet Insertion
Cliquer sur l'icône Album photo
Cliquer sur l'option Modifier l'album photo

Dans la boîte de dialogue qui s'ouvre

Cliquer sur Fichier/disque pour ajouter des images à celles déjà présentes
Cliquer sur Supprimer pour supprimer une image
Pour modifier l'ordre des images, cliquer sur l'image puis sur une des flèches montante ou descendante
Pour modifier l' Orientation , la Saturation ou la Luminosité , cliquer sur l'image puis sur les icônes situées en dessous de l'aperçu de l'image

Créer le diaporama

Une fois la présentation réalisée, on peut l'utiliser de différentes manières

Passer manuellement d'une photo à l'autre et utiliser éventuellement les options de Transition

Exporter la présentation en tant que vidéo

Cliquer sur l'onglet Fichier , choisir l'option Exporter et cliquer sur Créer une vidéo
Choisir la définition du fichier en fonction de sa taille et de la précision de l'image
Choisir si l'on doit utiliser un Minutage que l'on aura défini avec l'option Définir le minutage ou au contraire laisser PowerPoint gérer le temps en fonction de la petite option Secondes passées sur chaque diapositive (5 secondes par défaut) située en-dessous fixant une durée égale pour chaque diapositive (si le diaporama contient des transitions, le temps des transitions s'ajoute au temps des diapositives)
Cette vidéo peut ainsi être programmée pour tourner en boucle ou être insérée dans un autre projet puisque c'est un fichier .mpeg

Faire tourner l a présentation en boucle par exemple sur un ordinateur ou sur un écran, ce qui peut être utile pour une vitrine, un stand sur une exposition, une promotion etc.

Activer l'onglet Diaporama pour définir le minutage
Cliquer sur le bouton Vérifier le minutage
Cliquer à chaque changement de diapositive , la durée s'affiche dans le compteur visible dans le coin supérieur gauche de l'écran
Cliquer sur le bouton Configurer le diaporama
Cocher l'option Visionner sur une borne (plein écran)

Instantanément, les options Exécuter en continu jusqu'à ECHAP et Défilement des diapositives sont grisées étant donné qu'elles sont activées d'office

Si vous souhaitez approfondir les thèmes évoqués dans ce tuto, je vous invite à télécharger les supports relatifs à l'illustration de la présentation (96 pages), aux animations et transitions (55 pages) et à la réalisation du diaporama (59 pages).

Pour accéder à la formation complète PowerPoint , vous trouverez l'équivalent de 5 jours de formation sur 438 pages d'illustrations, de démonstrations pas à pas sur l'ensemble de l'application pour un prix absolument dérisoire.

PowerPoint - Formation complète - Les images

183:938212700 (Sylvie Richard) — Fri, 15 Dec 2023 12:52:05 GMT

Comment gérer les images sur PowerPoint ?

Sélectionner une image dans PowerPoint

Cliquer sur l'onglet Insertion
Cliquer sur le bouton Images

Dans la liste qui s'affiche, trois possibilités sont offertes

Cet appareil : images contenues dans un dossier de l'ordinateur

Images de la photothèque : images proposées par Microsoft réparties en différentes catégories, libres de droit

Dans cette section sont également proposés des icônes , des vignettes de personnes sur fond transparent dans différentes situations, des autocollants représentants des dessins et des illustrations

Images en ligne : images recherchées à partir du moteur de recherche Bing , classées par catégories et également accessibles par mot-clé saisi dans la Zone de recherche

Choisir une image dans l'une de ces catégories

Insérer l'image

Lors de l'insertion de l'image, un volet Idées de conception s'ouvre instantanément à la droite de l'écran, permettant d'ajouter rapidement un effet sur l'image

Déplacer l'image

Cliquer dessus et de la déplacer en maintenant le bouton gauche de la souris enfoncé

Redimensionner l'image

Utiliser les poignées situées dans les angles pour ne pas en modifier les proportions
Utiliser la flèche arrondie située au-dessus de l'image pour effectuer une rotation

Utiliser les options de l'outil contextuel : Format de l'image

Lorsque l'on clique sur l'image, un onglet contextuel Format de l'image propose de nombreuses fonctionnalités

Les options du groupe Ajuster

Le bouton Corrections propose plusieurs possibilités

Ajuster la Netteté
Corriger la Luminosité et le Contraste
Un lien Options de correction de l'image permet d'accéder à de nombreuses options très précises avec l'aide de différentes jauges dans le volet Format de l'image qui s'affiche à droite de l'écran

Le bouton Couleurs propose plusieurs possibilités

La Saturation pour passer progressivement du noir et blanc à une couleur très accentuée
Les Nuances de couleur offre un choix de couleurs chaudes ou froides
L'option Recolorier permet d'imposer une dominante d'une certaine couleur que l'on peut choisir plus précisément dans l'option Autres variations puis Autres couleurs puis Personnalisé où l'on retrouve également la Pipette permettant de copier une couleur existant à l'écran

Un lien vers les options de couleur de l'image permet d'accéder à de nombreuses options très précises dans le volet Format de l'image où l'on retrouve différentes jauges

L'option Couleur transparente permet par exemple de supprimer le fond uni d'une image en cliquant sur le bouton puis sur la couleur à faire disparaître

Supprimer l'arrière-plan

Lorsque l'image contient un fond de plusieurs couleurs, ce bouton offre deux options à choisir en fonction de la complexité de l'opération

Marquer les zones à conserver
Marquer les zones à supprimer

Il convient de prendre en compte de préférence les couleurs unies plus simples à sélectionner

Cliquer sur le bouton Marquer les zones à conserver ou le bouton Marquer les zones à supprimer
Cliquer une ou plusieurs fois sur la zone concernée
Cliquer sur Conserver les modifications

Utiliser les Effets artistiques

Cliquer sur le bouton Effets artistiques pour obtenir un certain nombre d'effets : Noir et blanc , Croquis , Flou , Négatif etc.

Utiliser les Effets de transparence

Cliquer sur le bouton Transparence pour choisir un effet de transparence plus ou moins accentué

Rétablir l'image

Cliquer sur le bouton Rétablir l'image pour revenir à l'image d'origine

Utiliser les Styles d'image

Pour appliquer un style à l'image, le groupe Styles d'image propose

une bibliothèque de nombreuses possibilités

un bouton Bordures pour choisir une couleur, une option Croquis , la pipette etc.

un bouton Effets pour appliquer une Ombre , des Reflets , des Effets de lumière , un Bord estompé , un Biseau pour obtenir un effet de profondeur et une option Rotation 3D

Transformer l'image en SmartArt

Le bouton Disposition de l'image permet de transformer l'image en objet SmartArt et donne ainsi la possibilité de saisir du texte de différentes manières et de construire différentes sortes de diagrammes

Utiliser les options du groupe Organiser

Lorsque l'on a plusieurs images sur la diapositive, on peut utiliser les options Avancer et Reculer pour les superposer

Le bouton Aligner permet de positionner l'image sur la diapositive

Le bouton Rotation permet de faire pivoter l'image ou de la retourner horizontalement ou verticalement

Utiliser les options du groupe Taille

PowerPoint permet de Rogner une image pour la découper

Il faut savoir que la zone rognée disparaît à l'écran mais peut être restituée si besoin car cette zone de rognage demeure en mémoire

·Cliquer sur l'image
·Cliquer sur Rogner
·Pointer sur l'un des angles noirs qui apparaissent
·Glisser le curseur
·Cliquer en dehors de l'image pour terminer

En bas à droite des groupes Styles d'image et Taille , une petite coche appelée Lanceur de boîte de dialogue permet d'accéder à toutes les options précédemment vues avec tous les paramétrages les plus précis possible

accessibles par les 4 petits symboles visibles en haut du volet Format de l'image

Ce tuto n'est qu'un infime aperçu des nombreuses possibilités d'illustration d'une présentation . Je vous invite à télécharger le cours de 94 pages PowerPoint L'illustration de la présentation dans lequel vous découvrirez à travers de nombreux exemples et démonstrations pas à pas notamment :

comment créer, insérer et manipuler des formes
comment créer et manipuler le WordArt, notamment à partir de zones de texte
comment créer tous types de diagrammes SmartArt, les possibilités de conversion
comment créer un album photo
comment utiliser l'éditeur d'équations

PowerPoint - Créer et dimensionner un tableau et positionner son contenu

183:938212700 (Sylvie Richard) — Sat, 09 Dec 2023 19:35:17 GMT

Ajouter un tableau dans une diapositive

Gérer les lignes, les colonnes, le contenu

PowerPoint propose différents outils facilitant l'insertion de tableaux simples ou complexes dans une présentation

Pour mémoire

Un tableau est constitué de Cellules dont le nombre est défini par un nombre de Lignes et de Colonnes
Chaque cellule peut contenir un ou plusieurs paragraphes qui peuvent posséder leurs propres caractéristiques

Si les données existent déjà dans une feuille de calcul Excel, il est possible de l’importer dans la diapositive sous forme d’objet ou non

Insérer un tableau

En utilisation l'espace réservé dans une diapositive de contenu

Dans une diapositive possédant une Disposition de contenu

Cliquer sur le bouton Insérer un tableau symbolisé par un petit tableau dans l’ Espace réservé de la diapositive
Dans la boîte de dialogue qui s'affiche, préciser le nombre de lignes et le nombre de colonnes à insérer et valider par le bouton OK

En utilisant l'onglet Insertion du Ruban

Activer la diapositive vide dans laquelle insérer le tableau
Activer l'onglet Insérer
Cliquer sur le bouton Tableau du groupe Tableau

Une grille représentant des lignes et des colonnes apparaît

Glisser avec la souris sans cliquer pour spécifier le nombre de lignes et de colonnes dans la grille

Le terme Tableau nombre de lignes x nombre de colonnes indique le nombre de lignes et de colonnes qui constituera le tableau

Relâcher la souris pour afficher le tableau sous forme d'objet graphique dans la diapositive

Saisir les données dans le tableau

Pour activer une cellule du tableau, cliquer à l’intérieur
Pour passer d’une cellule à une autre, utiliser les touches fléchées et/ou les touches Tab ou Maj Tab
Pour atteindre un Taquet de tabulation , appuyer sur Ctrl Tab

L'utilisation des taquets de tabulation pour réaliser des tableaux complexes ou contenant les colonnes de chiffres ou des paragraphes est très largement détaillée avec de nombreux exemples dans le support PowerPoint - tablea ux et feuilles de calcul

Deux onglets contextuels s'affichent automatiquement

Les options de l'onglet Création de tableau permettent de choisir la mise en forme et les styles

Les options de l'onglet Outils du tableau – Mise en page permettent de gérer la Taille, l'Alignement et la Fusion des cellules ainsi que l' Organisation des objets sur la diapositive

On peut facilement mettre en forme le texte en utilisant les outils de l'onglet Accueil

Sélectionner – Insérer - Supprimer

On peut sélectionner, insérer ou supprimer chaque élément du tableau

Cliquer à l'intérieur du tableau pour l'activer

Sélectionner une ligne

Pointer à gauche de la ligne dans la marge et cliquer lorsque le pointeur prend la forme d'une flèche horizontale noire

Dans l'onglet Outils du tableau – Mise en page , cliquer sur le bouton Sélectionner puis Sélectionner la ligne

Sélectionner une colonne

Pointer au-dessus de la colonne et cliquer lorsque le pointeur prend la forme d'une flèche noire pointée vers le bas

Dans l'onglet Outils du tableau – Mise en page , cliquer sur le bouton Sélectionner puis Sélectionner la colonne

Sélectionner une cellule

pointer à gauche de la cellule et cliquer lorsque le pointeur prend la forme d'une flèche noire oblique orientée vers le haut

Pour sélectionner plusieurs cellules , lignes ou colonnes en faisant un cliqué-glissé sur les cellules concernées

Insérer des lignes ou des colonnes

Cliquer dans le tableau pour l'activer
Activer l'onglet Outils du tableau – Mise en page

I nsérer des lignes

Cliquer dans une cellule de la ligne avant ou après laquelle on doit insérer une ligne
Cliquer sur le bouton Insérer au-dessus ou Insérer au-dessous du groupe Lignes et colonnes

On peut ajouter une ligne en fin de tableau en activant la dernière cellule du tableau et en appuyant sur la touche Tab

I nsérer des colonnes

Cliquer dans une cellule de la colonne avant ou après laquelle on doit insérer une colonne
Cliquer sur le bouton Insérer à gauche ou Insérer à droite du groupe Lignes et colonnes

Supprimer des lignes ou des colonnes

Supprimer une ou plusieurs lignes

Sélectionner la ou les lignes
Cliquer sur le bouton Supprimer du groupe Lignes et colonnes
Cliquer sur l'option Supprimer les lignes

Supprimer une ou plusieurs colonnes

Sélectionner la ou les colonnes
Cliquer sur le bouton Supprimer du groupe Lignes et colonnes
Cliquer sur l'option Supprimer les colonnes

Fusionner - Fractionner des cellules

Fusionner des cellules

Cette option permet de regrouper plusieurs cellules en une seule, que ce soit en largeur et/ou en hauteur

Sélectionner les cellules à fusionner
Activer l'onglet Outils du tableau – Mise en page
Cliquer sur le bouton Fusionner les cellules du groupe Fusionner

On peut également utiliser le menu contextuel et choisir l'option Fusionner

Fractionner des cellules

À l'inverse, on peut séparer une cellule en plusieurs cellules

Sélectionner la cellule à fractionner
Activer l'onglet Outils du tableau – Mise en page
Cliquer sur le bouton Fractionner les cellules du groupe Fusionner
Préciser le nombre de colonnes et le nombre de lignes à obtenir

Dimensionner et aligner les éléments du tableau

Dimensionner le tableau

Pour dimensionner un tableau, on peut faire glisser les poignées de dimensionnement comme pour n'importe quel objet

Pour plus de précision, utiliser l'onglet Outils de tableau – Mise en page et le bouton Taille du tableau

L'option Conserver les proportions permet de modifier d'une manière similaire la hauteur et largeur du tableau

Préciser une valeur dans les zones Hauteur et Largeur

Dimensionner une ligne

Pointer le trait horizontal en bas de la ligne à dimensionner
Réaliser un cliqué-glissé lorsque le pointeur de la souris prend la forme d' une double flèche noire

Dimensionner plusieurs lignes

Sélectionner les cellules appartenant aux lignes à dimensionner
Sous Outils du tableau , onglet Disposition , choisir la commande Hauteur du groupe Taille de la cellule
Saisir la valeur souhaitée en centimètres et appuyer sur Entrée

Uniformiser la hauteur des lignes

Sélectionner les cellules appartenant aux lignes dont on veut uniformiser la hauteur
Dans l'onglet Outils de tableau – Mise en page cliquer sur l'outil Distribuer les lignes

Dimensionner une colonne

Pointer le trait vertical à droite de la colonne à dimensionner
Réaliser un cliqué-glissé lorsque le pointeur de la souris prend la forme d' une double flèche noire

Faire un double-clic sur le trait vertical à droite de la colonne pour l'ajuster à son contenu

Dans l'onglet Outils du tableau - Mise en page , choisir la commande Largeur de colonne du groupe Taille de la cellule

Dimensionner plusieurs colonnes

Sélectionner les cellules appartenant aux colonnes à dimensionner
Dans l'onglet Outils de tableau – Mise en page , cliquer dans la zone de saisie Tableau - Largeur de colonne du groupe Taille de cellule
Saisir la valeur souhaitée en centimètres et appuyer sur Entrée

Uniformiser la largeur des colonnes

Sélectionner les cellules appartenant aux colonnes dont on veut uniformiser la largeur
Dans l'onglet Outils de tableau – Mise en page , cliquer sur l'outil Distribuer les colonnes

Aligner le contenu des cellules

Sélectionner les cellules à aligner
Activer l'onglet Outils de tableau – Mise en page
Utiliser les outils d'alignement horizontal du groupe Alignement ou les raccourcis-clavier ou le Volet Format de la forme

Alignement à gauche = Ctrl Maj G

Alignement à droite = Ctrl Maj D

Centré = Ctrl E

Justifié = Ctrl J

Utiliser de la même manière les outils d'alignement vertical du groupe Alignement ou le Volet Format de la forme

Modifier l'orientation du contenu des cellules

Sélectionner les cellules à aligner
Activer l'onglet Outils de tableau – Mise en page
Cliquer sur le bouton Orientation du texte du groupe Alignement
Choisir une option

L'option Autres options permet d'accéder à des options supplémentaires en ouvrant le Volet Format de la forme

Marges de cellules

Cette commande permet d'ajuster les espaces vides entre le contenu d'une cellule et les bordures

L'option Marges personnalisées permet de définir précisément la tailles des marges intérieures des cellules

Ce quatrième tuto de formation PowerPoint vous a permis d'aborder les tableaux, leur dimensionnement et leur positionnement dans la diapositive.

Pour aller plus loin et découvrir les possibilités de mise en valeur, l'utilisation des tabulations, des paragraphes, apprendre à récupérer et utiliser une feuille de calcul Excel avec ou sans liaison ou un tableau récupéré sur Internet, découvrez le cours complet de 41 pages PowerPoint - tableaux et feuilles de calcul .

Le prochain tuto traitera de l' insertion d'une ou plusieurs images dans une une diapositive.

Formation complète PowerPoint - Les zones de texte - 2ème partie

Tue, 05 Dec 2023 12:44:50 GMT

Mettre en forme une zone de texte et son contenu

Lorsque l'on clique sur une zone de texte, on constate qu 'elle est considérée comme une Forme , entourée d'un cadre et de différents petits ronds permettant de la dimensionner

Ainsi, en cliquant sur cette forme, un onglet contextuel, intitulé Format de la forme , apparaît dans le Ruban

Deux groupes sont importants dans cet onglet

Styles de formes = pour l'ensemble de la zone, le cadre et le fond
Styles WordArt = pour le texte contenu dans la zone

Les styles de forme

Un certain nombre de Styles prédéfinis sont proposés dans une Galerie que l'on peut dérouler, il suffit de cliquer sur celui que l'on choisit pour qu'il s'applique instantanément sur la zone de texte sélectionnée

Le bouton Remplissage permet de personnaliser le fond de la zone

Avec la Palette de couleurs
Aucun remplissage
Par une Image qui est ensuite étirée dans toute la zone, cette image peut être issue de l'ordinateur, d'Office 365 ou d'Internet
En appliquant un Dégradé (un dégradé est lié à une couleur qu'il faut préalablement sélectionner)
En remplissant la zone par une Texture
En utilisant la Pipette pour récupérer une couleur existante sur la diapositive

Le bouton Contour permet de formater le cadre de la zone de texte selon le même principe

On peut ainsi

Modifier la Couleur
Masque r le contour
En modifier l' é paisseur

Modifier le caractère lisse et en mettant un peu de fantaisie avec l'option Croquis
Modifier le Style de trait en choisissant des tirets et/ou des pointillés

L'option Autres permet d'ouvrir un Volet contextuel à droite de l'écran proposant de nombreuses autres options

Le bouton Effets permet d'appliquer des effets à l'ensemble de la zone de texte

Des effets prédéfinis , notamment 3D
Des effets d' Ombre assez discrets
Des effets de Réflexion plus significatifs
Des effets de Lumière apportent un peu de couleur avec plus ou moins d'épaisseur au contour
Des effets de Bordure adoucie estompent la bordure existante
Le Biseau apporte un effet 3D plus ou moins accentué
Les effets de Rotation 3D sont particulièrement spectaculaires

Les styles WordArt

Ces styles s'appliquent spécifiquement au texte contenu dans la zone de texte

Sur tout le texte si l'on ne le sélectionne pas
Sur une partie du texte sélectionné

Un certain nombre de styles sont prédéfinis

Sinon, le principe est le même que précédemment

pour le choix de la Couleur , la Texture , une Image en fond de lettre , etc.
pour le choix du Contour , le contour s'adapte à chaque lettre
Pour le choix des Effets , on remarque des Effets externes et des Effets internes

Effets internes

Les ombres apparaissent à l'intérieur des lettres

Les reflets sont collés au texte , ce qui se présente mieux s'il n'y a ni bordure ni effet à la Zone de texte

L'option Transformer correspond aux anciens effets WordArt et offre des options plus fantaisistes

Les options du groupe Organiser

Les boutons Avancer et Reculer sont utiles lorsqu'il y a plusieurs objets sur une diapositive, ce qui permet de les superposer les uns aux autres

Le bouton Aligner permet, entre autres, de centrer une zone de texte en hauteur et/ou en largeur

ASTUCE : Lorsque l'on déplace à la main la zone de texte, une ligne verticale et une ligne horizontale permettent de se repérer sur la diapositive ou par rapport aux autres objets positionnés sur la diapositive

Par ailleurs, il est recommandé d'afficher le Quadrillage , la Règle et les repères en utilisant l'onglet Affichage , ce quadrillage permet de se positionner avec beaucoup plus de précision

Le bouton Rotation permet de faire pivoter la zone de texte horizontalement ou verticalement ou encore plus précisément en affichant des options complémentaires en cliquant sur Autres options de rotation

Ce troisième tuto permet de personnaliser et embellir une Zone de texte.

Le prochain post vous montrera comment insérer et gérer un tableau dans PowerPoint

De nombreuses explications complémentaires sont proposées dans le cahier thématique de 54 pages, Le texte sous toutes ses formes .

Vous y découvrirez dans le détail d'autres possibilités de saisie et de formatage de texte., tout ceci extrêmement détaillé et abondamment illustré.

Formation complète PowerPoint - Les zones de texte - 1ère partie

183:938212700 (Sylvie Richard) — Mon, 27 Nov 2023 17:50:54 GMT

Saisir, aligner et mettre en forme le texte dans une zone de texte

PowerPoint offre une multitude de possibilités de création grâce à sa flexibilité

De fait, saisir du texte est possible de différentes manières

Si l'on veut garantir une homogénéité dans la présentation , mieux vaut utiliser les espaces réservés proposés dans le masque des diapositives ce qui permettra par la suite de mieux gérer les niveaux de paragraphe et de d'accéder à d'autres fonctionnalités comme le mode Plan

Si l'on veut proposer des diapositives originales et personnalisées , il faudra créer des diapositives vides et y insérer des zones de texte dans lequel le texte pourra être mis en forme avec créativité

Le but de ce tuto est de montrer les diverses façons d'utiliser les zones de texte

Etant donné que l'on ne peut pas saisir du texte directement sur la diapositive, il est nécessaire de créer une Zone de texte

Dans une diapositive Vide , activer l'onglet Insérer
Cliquer sur le bouton Zone de texte
Sur la diapositive, cliquer avec la souris et, en gardant le clic gauche enfoncé, tracer un cadre

L'avantage de la Zone de texte , c'est de pouvoir la placer à l'endroit désiré

Pour la déplacer

Cliquer sur le bord de la Zone de texte ( pas sur les poignées représentées par des petits ronds )
Glisser le curseur jusqu'à l'endroit choisi

Saisir le texte directement à l'intérieur

Pour mettre en forme le texte contenu dans la zone de texte

Sélectionner le texte à mettre en forme en le mettant en surbrillance avec le curseur
Activer l'onglet Accueil ou en utilisant la mini-barre d'outils qui s'affiche instantanément en haut à droite

Dans le groupe Polices (comme dans Word)

Choisir une police de caractères , de préférence une police TrueType qui peut s'adapter à toutes les tailles
Choisir une couleur de police
Déterminer la taille du texte par le bouton déroulant ou avec le grand A ou le petit A ou encore en saisissant directement la taille dans la zone appropriée
Choisir si l'on veut mettre en gras avec le bouton B (bold) , souligné avec le bouton S (souligné) ou italique avec le bouton I

Appliquer un ombrage aux lettres avec le 2ème bouton S

Définir l' espacement entre les lettres avec le bouton AV
L'option Autres espacements permet de personnaliser l'espace entre les caractères en proposant une fourchette allant de 1 à 1000

Modifier éventuellement la casse Majuscule/minuscule

Surligner le texte

Pour aligner le texte dans la zone de texte

Il est important de comprendre que le texte s'aligne par rapport à la zone de texte et non par rapport à la diapositive

Dans le groupe Paragraphe

Choisir l'alignement à gauche , centré ou à droite
Dans le cas d' un texte de plusieurs lignes , on peut choisir l'option Justifié (4 ^ème bouton) qui ali gne le texte à droite et à gauche

On peut modifier la taille de la zone de texte en tirant sur les poignées de dimensionnement (petits ronds tout autour)

On peut modifier la rotation en cliquant sur la flèche ronde située au-dessus

Ce second tuto permet de créer une zone de texte et en formater le texte

Le prochain post vous expliquera comment personnaliser et embellir une Zone de texte .

De nombreuses explications complémentaires sont proposées dans le cahier thématique de 54 pages, Le texte sous toutes ses formes .

Vous y découvrirez dans le détail d'autres possibilités de saisie et de formatage de texte., tou t ceci extrêmement détaillé et abondamment illustré.

Formation complète sur PowerPoint Premiers pas

183:938212700 (Sylvie Richard) — Mon, 27 Nov 2023 17:50:53 GMT

Découvrir les bases de PowerPoint pour bien démarrer

PowerPoint est un logiciel de présentation qui offre de nombreuses possibilités

Créer des supports visuels pour faire des conférences, réunions, exposés, formations etc.
Faire des animations sur du texte et/ou des objets, des images
Créer des applications permettant d'interagir avec l'utilisateur comme des questionnaires, des quiz, des jeux
Créer un album photo , enregistrer des vidéos , faire un diaporama

Lorsque l'on se connecte sur PowerPoint, voici l'écran qui se présente

Dans la rubrique Accueil , à gauche de l'écran, plusieurs options sont proposées

Nouvelle présentation pour partir de zéro
Toute une collection de modèles et thèmes prêts à l'emploi que l'on peut agrandir en cliquant sur le lien Autres thèmes juste en-dessous

Si l'on choisit l'un des modèles proposés, il suffit de cliquer sur le bouton Créer

Il s'affiche automatiquement une Diapositive de titre sur laquelle on peut modifier directement le texte ainsi qu'une 2ème diapositive sur laquelle on peut opérer toutes les modifications souhaitées

Si l'on clique sur le lien Autres thèmes , diverses catégories sont proposées : éducation, diagrammes etc.

On peut également renseigner la zone Rechercher des modèles et thèmes en ligne

Selon le thème choisi, PowerPoint propose un certain nombre de diapositives avec des dispositions que l'on peut garder telles quelles ou que l'on peut modifier

Cependant, ces présentations toutes faites peuvent manquer d'originalité et démontrer un manque de professionnalisme, ce qui n'est pas l'objectif voulu

Il est donc préférable de partir de zéro en cliquant sur la vignette Nouvelle présentation

Ainsi, selon la même logique que dans les applications Word , Excel et Outlook

Dans la Barre de titre en haut de l'écran, s'affiche le Nom de la présentation , ici Présentation3
En-dessous, le Ruban présente une série d' Onglets : Fichier , Accueil , Insertion etc.
Sous chaque o nglet se présentent différents Groupes : Diapositives , Tableaux , Images … contenant chacun des boutons

Sous le Ruban deux zones sont présentes

à gauche , l e Volet des miniatures dans lequel seront affichées les différentes diapositives
À droite, la Diapositive active qui occupe le centre de la fenêtre

Par défaut, la 1 ^ère diapositive affiche une Zone de titre et une Zone de sous-titre , c'est ce que l'on appelle la Diapositive de titre

On peut conserver cette diapositive de titre ou choisir une autre disposition en cliquant sur le bouton Mise en page des diapositives de l'onglet Accueil , après avoir cliqué dans une zone de titre ou de sous-titre (sinon cela ne fonctionne pas)

Cliquer sur la disposition Vide
Cliquer ensuite sur le bouton Nouvelle diapositive , une 2 ^ème diapositive s'affiche à l'identique de la 1 ^ère
Ouvrir les Options du bouton Nouvelle diapositive pour choisir une 3 ^ème diapositive avec par exemple Deux contenus

Il s'affiche alors une autre diapositive présentant des Espaces réservés de saisie et d'insertion d'objets

Ce bouton Nouvelle diapositive propose une option Réutiliser les diapositives… permettant de récupérer une ou plusieurs diapositives d'une autre présentation

Une barre verticale sépare le Volet des miniatures et la zone de la Diapositive active , elle permet de gérer la taille de ces deux zones en la glissant avec la souris

Pour modifier l'ordre des diapositives dans le Volet des miniatures , il suffit de cliquer sur la diapositive à déplacer et de la glisser à l'endroit désiré

D'autres options sont disponibles dans un menu contextuel en cliquant avec le bouton droit de la souris sur une diapositive

De même, en cliquant avec le bouton droit sur la zone séparant deux diapositives , on obtient encore la possibilité d'en créer une nouvelle

Un volet d'ouvre sur la droite de l'écran permettant de sélectionner la ou les diapositives à importer

Pour déplacer plusieurs diapositives à la fois

Cliquer sur chaque diapositive à déplacer en maintenant la touche Ctrl enfoncée
Lorsqu'elles sont groupées, relâcher
Déplacer les diapositives à l'endroit voul u

Ce premier tuto permet de poser les bases de l'utilisation de PowerPoint et d'appréhender le vocabulaire du logiciel.

Le prochain post vous expliquera comment créer une Zone de texte et formater le texte.

De nombreuses explications complémentaires sont proposées dans le cahier thématique de 63 pages, Présentation et méthode de travail.

Vous y découvrirez dans le détail l' environnement de travail et comment le personnaliser, les règles à respecter pour concevoir une présentation professionnelle, comment créer une présentation, un modèle , gérer les sections , les thèmes etc., tou t ceci extrêmement détaillé et abondamment illustré.

PowerPoint - Palette de couleurs personnalisée

183:938212700 (Sylvie Richard) — Mon, 20 Nov 2023 14:49:36 GMT

CREER UNE CHARTE GRAPHIQUE

Pour créer une présentation PowerPoint harmonieuse et professionnelle, il est nécessaire de disposer d'une palette de couleurs cohérente

PowerPoint possède déjà un large éventail de palettes mais elles ne suffisent parfois pas à satisfaire la cohérence avec la charte graphique d'une entreprise

Dans ce cas, il faut créer une palette de couleurs personnalisée

Accéder à la section Personnaliser les couleurs

Cliquer sur l’onglet Affichage et sélectionner le bouton Masque des diapositives

Cliquer sur le menu Couleurs pour sélectionner un pack de couleur prédéfini se rapprochant le le plus possible de l'harmonie de couleurs à créer

Cliquer sur Personnaliser les couleurs pour créer une nouvelle palette de couleurs basée sur celle précédemment sélectionnée

Ajouter les couleurs choisies à la palette

Dans cette nouvelle fenêtre, on peut modifier et personnaliser toutes les couleurs de la palette qui correspondent chacune à un élément spécifique de la présentation (arrière-plan, texte etc.)

Cliquer sur une couleur (dans l'exemple ci-contre, Accentuation2) pour afficher la petite palette en bas de celle-ci

Sélectionner ensuite une couleur prédéfinie ou en choisir une autre en cliquant sur Autres couleurs…

Cette fenêtre permet de changer la teinte de la couleur de plusieurs manières

En modifiant les valeurs RVB (Rouge, Vert et Bleu)
En saisissant un code Hex
En déplaçant le curseur verticalement sur la colonne à droite de l'image
En déplacement le symbole blanc en forme de croix directement dans l'image

à droite de cette fenêtre, un aperçu indique en temps réel l'apparence de la nouvelle charte graphique sur fond clair ou sur fond foncé

Répéter ce processus pour chaque couleur à ajouter à la palette
Cliquer sur Enregistrer

Utiliser la palette de couleurs personnalisée

La palette de couleurs personnalisée est enregistrée et prête à être utilisée dans les présentations PowerPoint

Il suff ira de la sélectionner

en cliquant sur le bouton Couleurs de l'onglet Masque des diapositives
en activant l'onglet Conception , elle apparait dans la zone Personnalisé des Thèmes

Pour connaitre toutes les possibilités de conception d'une Présentation PowerPoint, cliquez sur le lien PowerPoint masques et modèles vous proposant un cahier thématique de 40 pages d'explications détaillées et illustrées sur ce sujet particulier.

Pour aller plus loin , tous les supports PowerPoint sur disponible sur cette page , vous proposant ainsi une formation complète, détaillée, illustrée de nombreuses démonstrations pas à pas, le tout dans plus de 430 pages.

OUTIL DE FACTURATION SUR ACCESS

Mon, 13 Nov 2023 13:08:59 GMT

S'initier à Access par l'exemple

Construire un outil de facturation client de A à Z

Access ne s'improvise pas.

Il ne suffit pas de se lancer et de tâtonner comme on peut

pour réaliser une base de données efficace et surtout fiable.

Access est un outil puissant mais également d'une précision minutieuse.

Une utilisation hasardeuse peut devenir très vite un véritable casse-tête.

C'est pourquoi il est nécessaire, soit de suivre une formation dans les règles de l'art, soit de se lancer dans l'apprentissage seul à l'aide d'ouvrages souvent épais et peu attractifs.

Cependant, l'urgence d'un besoin peut nécessiter de trouver une solution intermédiaire, c'est ce que je vous propose.

Sur le site MaProfdInfo.fr, vous trouverez :

Un cours complet à Access , scindé en quatre cahiers thématiques indépendants très détaillés et abondamment illustrés pour découvrir et comprendre les subtilités du logiciel. Chacun de ces cahiers contient une multitude d'exemples et de trucs et astuces.

Un didacticiel vous permettant d'être guidé Pas à Pas dans la conception de A à Z d'un outil de facturatio n . Il vous permettra d'aborder la construction et la configuration de tables, requêtes, formulaires, états et macros pour un résultat que vous pourrez adapter à votre contexte.

Pour les impatients, la base de données opérationnelle est jointe au support .

Combiner et Trier des tableaux avec la fonction ASSEMB.V

183:938212700 (Sylvie Richard) — Mon, 13 Nov 2023 12:54:06 GMT

Les fonctions ASSEMB.V et ASSEMB.H permettent de combiner des tableaux

et de les trier en les associant à la fonction TRIER

La fonction ASSEMB.V fait partie du groupe de fonctions Recherche et références

Elle permet de combiner plusieurs plages ou tableaux de données verticalement en un seul grand tableau, ces plages pouvant provenir de différentes sources ou feuilles de calcul

La fonction ASSEMB.H permet d'ajouter des tableaux horizontalement de manière similaire à la fonction ASSEMB.V

Chacune de ces fonctions attend donc en arguments une ou plusieurs matrices (plages de cellules) à juxtaposer les unes aux autres

Le tableau de destination aura donc un nombre de lignes correspondant à la juxtaposition de toutes les lignes de chaque argument du tableau

Précision importante

Ce sont des fonctions disponibles dans Excel 365

Lorsque l'on partage des fichiers avec d'autres utilisateurs, il faut s'assurer qu'ils disposent bien d'Excel 365, dans le cas contraire, les résultats de ces fonctions seront remplacés par des messages d'erreur

Avant de commencer , il faut savoir que

Le nombre de colonnes est égal au nombre maximal de colonnes parmi tous les arguments du tableau
Si l'on inclut les en-têtes de colonnes dans la sélection, elles seront considérées comme des données dans les éventuels tris à réaliser par la suite

En conséquence, il est conseillé de ne sélectionner que les données dans un premier temps et de n'afficher les en-têtes qu'en dernier lieu

Ces trois tableaux représentent les ventes par articles en fonction des régions

Placés les uns sous les autres, ils sont indépendants

Combiner rapidement les trois tableaux

Se placer sur la cellule dans laquelle insérer le tableau de synthèse
Saisir la formule =ASSEMB.V(A2:A6;A9:C13;A16:C20)
Appuyer sur la touche Entrée pour valider

Les plages des trois tableaux sont bien disposées les unes sous les autres et forment UN TOUT

Si l'on souhaite apporter des modifications, il faut les réaliser dans les tableaux d'origine

En effet, on ne peut pas modifier les données directement dans le tableau de synthèse étant donné qu'il est considéré comme le résultat d'un calcul

En effet la fonction ASSEMB.V est une fonction matricielle dynamique, ce qui implique que le résultat de cette fonction n’est pas affiché en tant que résultat de la cellule de destination, mais retourné dans un ensemble de plusieurs cellules, de manière dynamique et intelligente

Gérer les erreurs générées par la fonction ASSEMB.V

Lorsque le nombre de colonnes n’est pas le même sur tous les tableaux , la fonction ASSEMB.V va renvoyer un message d'erreur #N/A (Non Affiché) dans la ou les colonnes n'affichant pas de résultat

Pour gérer ces erreurs, on peut insérer indifféremment les fonctions SIERREUR ou SI.NON.DISP au début de la formule pour remplacer les valeurs manquantes par un texte ou une valeur spécifique

Exemple : Pour obtenir une cellule vide

Exemple : Pour afficher un texte

Trier les données du tableau

Les données ne sont plus forcément organisées de façon très rationnelle, il est donc nécessaire de les trier pour les exploiter

Pour ce faire, on peut imbriquer la fonction ASSEMB.V dans la fonction TRIER de la manière suivante

Le 1 ^er argument reprend la fonction précédemment construite
Le 2 ^ème argument reprend la position de la colonne à trier
Le 3 ^ème argument indique l' ordre de tri

Par défaut, le tri s’effectue par ordre croissant (1)

En cliquant sur le bouton Fx devant la Barre de formule , on peut facilement repérer les différents arguments

Définir les en-têtes de colonne

Trois possibilités sont offertes

Saisir ou copier-coller les en-têtes sur la ligne juste au-dessus du tableau, ainsi elles ne font pas partie du tableau : c'est la solution la plus simple car elle évite tous les problèmes liés aux tris éventuels à venir

Intégrer la ligne d'en-tête A1:D1 dans le 1 ^er argument de la fonction ASSEMB.V

Intégrer une ligne d'en-tête personnalisée en saisissant les en-têtes entre accolades, et chaque terme entre guillemets et séparé par un point

Pour plus d'exemples et de détails sur ces fonctionnalités, consultez le cahier thématique de 73 pages traitant des Fonctions de recherche

Vous y trouverez dans le détail les fonctions Recherche - RechercheV - RechercheH – RechercheX - Estna – Choisir – Index – Equiv – Indirect – Adresse – Décaler – Formuletexte – Ligne – Unique – Filtre – Trier – Trier par – Assemb.V - Les références étendues

Assembler les chaînes de caractères - Joindre.texte - Concat - &

Sat, 03 Jun 2023 16:37:22 GMT

Trois méthodes pour assembler les chaînes de caractères

Comment mettre bout à bout des informations

ou reconstituer des chaînes de caractères à l'aide d'un opérateur Excel ?

Trois techniques de concaténation permettent de mettre bout à bout des chaînes de caractères afin de réunir des cellules ou former des textes de synthèse que l'on peut rendre dynamiques en les combinant avec d'autres fonctions :

L'utilisation de la fonction Concatener() ou de la fonction Concat()
L'utilisation du & (Et commercial ou Esperluette ) situé sur la touche 1 du clavier
L'utilisation de la fonction Joindre.texte()

La fonction concat()

La fonction concat() fait partie des fonctions Texte , elle s'emploie et réagit comme une fonction de calcul bien qu'elle agisse sur du texte

Sélectionner la plage de cellules qui doit recevoir le texte assemblé
Saisir =concat(
Cliquer sur la cellule du premier texte
Taper un ; pour indiquer que d'autres éléments sont à assembler
Saisir un espace entre guillemets pour insérer un espace entre deux chaînes de caractères
Cliquer sur le second texte à associer au premier
Fermer la parenthèse et valider la formule par CTRL + Entrée

Cette fonction peut accepter un nombre d'arguments indéfini, ce qui signifie que l'on peut assembler autant de textes, autant de cellules que nécessaire.

Remarque : On sélectionne préalablement la plage de cellules pour créer une formule matricielle , c'est-à-dire qu'il suffira de valider par Ctrl Entrée pour que cette formule soit appliquée immédiatement sur toute la colonne.

La fonction se répercute bien sur l'ensemble des cellules présélectionnées.

Le Et commercial ou esperluette(&)

Cette autre façon de concaténer du texte sans utiliser la fonction concat() consiste à utiliser l' & et pour énumérer les éléments à assembler

Sélectionner de nouveau la plage de cellules
Taper le symbole =
Sélectionner le premier texte à concaténer
Appuyer sur la touche & (touche 1 du clavier)
Saisir un espace entre guillemets ( " " )
Appuyer sur la touche &
Cliquer sur le second texte à concaténer
Valider par CRTL +Entrée

Cette deuxième solution s'avère même plus simple à l'emploi que la précédente car elle a l'avantage de ne pas utiliser de parenthèses.

Le & qui est utilisé à la place du point-virgule à chaque fois qu'un nouvel élément doit être assemblé.

Dans ces deux cas néanmoins, on est obligé d'indiquer un espace entre guillemets à chaque fois que l'on ajoute un élément à assembler .

La fonction joindre.texte()

La fonction JOINDRE.TEXTE est une fonction texte disponible à partir de la version 2016.

Elle permet de joindre plusieurs plages de données, pas forcément côte-à-côte, en une seule chaîne, en séparant ces textes par un séparateur choisi , le délimiteur, en tenant compte ou non des cellules vides .

Cette fonction possède trois arguments obligatoires et plusieurs arguments facultatifs

=JOINDRE.TEXT (Séparateur; Ignorer_vide; Texte1;Texte2;…TexteN)

Séparateur est une chaîne de caractères que l’utilisateur choisit pour séparer entre les textes
Ignore_vide est une valeur logique : si Vrai , la fonction ignore les textes vides
Texte1 est une chaîne de caractères ou bien une liste de chaînes de caractères. C’est un argument obligatoire.
Texte2..TexteN sont des chaînes de caractères ou bien des listes de chaînes de caractères (jusqu’à 255 arguments facultatifs).

1 ^er exemple : assembler les éléments d'une plage

Cliquer dans la cellule devant recevoir les cellules assemblées
Saisir la fonction =JOINDRE.TEXTE(
Cliquer sur Fx devant la Barre de formule pour afficher l'assistant

Saisir par exemple un point-virgule entre deux espaces, le tout entre guillemets
Choisir 1 ou VRAI pour ignorer les cellules vides
Sélectionner la plage de cellules à assembler
Fermer la parenthèse et valider

2 ^ème exemple : assembler plusieurs chaînes de caractères

Sélectionner la plage de cellules devant recevoir les cellules assemblées
Saisir la fonction =JOINDRE.TEXTE(
Saisir un espace entre guillemets
Choisir 1 ou VRAI pour ignorer les cellules vides
Sélectionner successivement les plages de cellules à assembler , séparées par un point virgule
Fermer la parenthèse et valider par Ctrl Entrée

Dans cet exemple, le texte " ans" a été ajouté après l'âge (sans oublier l'espace après le 1er guillemet)

3 ^ème exemple : Regrouper les données en définissant un format de texte spécifique

Utiliser la fonction NomPropre devant le Prénom pour afficher la 1 ^ère lettre en majuscule
Utiliser la fonction Majuscule devant le Nom pour afficher le nom tout en majuscules

4 ^ème exemple = utiliser un format date

Utiliser la fonction Texte permettant de lire une date et de lui attribuer un format choisi

Combiner la fonction Joindre.texte avec la fonction Trier

La fonction TRIER placée dans la zone de sélection du texte permet de trier une plage avant de joindre ses valeurs

=JOINDRE.TEXTE(", ";1;TRIER(A2:A8))

Combiner la fonction Joindre.texte et la fonction Filtrer

La fonction FILTRE insérée dans la zone de sélection du texte permet de filtrer une plage avant de joindre ses valeurs

=JOINDRE.TEXTE(", ";1;FILTRE(A2:A8;B2:B8>=60))

La syntaxe de la fonction Filtre est la suivante

Combiner les fonctions Joindre.texte, Trier et Filtre

De la même manière, on peut combiner les 2 fonctionnalités précédentes pour joindre les valeurs filtrées et triées en imbriquant les fonctions TRIER et FILTRE

=JOINDRE.TEXTE(", ";1;TRIER(FILTRE(A2:A8;B2:B8>=300)))

Pour plus d'exemples et de détails sur ces fonctionnalités, consultez le cahier thématique de 40 pages traitant des fonctions Texte . Vous y trouverez également de nombreuses astuces pour gérer le texte, les espaces inutiles , pour localiser , remplacer , répéter , séparer , comparer des chaînes de caractères.

EXCEL - Utiliser l'appareil photo

183:938212700 (Sylvie Richard) — Wed, 10 May 2023 12:28:08 GMT

L'appareil photo d'Excel :

un outil non visible qui mérite d'être connu

Excel comprend une fonctionnalité appelée Appareil photo qui permet de prendre en photo des extraits d’une feuille Excel , un tableau , une partie d'un tableau ou un graphique et de l'intégrer ailleurs dans le classeur ou dans un autre classeur, sous forme d'une photo liée aux données d’origine .

Cet outil est particulièrement utile par exemple dans la création de tableau de bord ou dans le cas où l'on souhaite ne partager qu’une seule partie des données d’un fichier Excel .

Afficher l'outil Appareil Photo

L’outil Appareil photo n’est pas affiché dans le Ruban , pour y accéder, on peut

L'afficher dans le Ruban
En créant un Onglet personnalisé
En créant un Nouveau groupe pour le placer dans un onglet existant

L'afficher dans la Barre d'outils Accès rapide.

Pour l'afficher dans le Ruban dans un nouvel onglet

Sous l’onglet Fichier , cliquer sur le bouton Options
Dans la boîte de dialogue Options Excel , sélectionner la rubrique Personnaliser le ruban

Sélectionner l’ Onglet , après lequel on souhaite insérer le nouvel onglet
Cliquer sur le bouton Nouvel onglet
Cliquer sur le bouton Renommer pour entrer le nom du nouvel onglet

Sélectionner le Groupe qui a été créé automatiquement
Cliquer sur le bouton Nouveau groupe
Le sélectionner et cliquer sur le bouton Renommer

Dans la zone sous Choisir les commandes dans les catégories suivantes , sélectionner Toutes les commandes
Cliquer sur Appareil photo
Cliquer sur le bouton Ajouter
Cliquer sur OK .

Pour l'afficher dans le Ruban dans un onglet existant

Sous l’onglet Fichier , cliquer sur le bouton Options
Dans la boîte de dialogue Options Excel , sélectionner la rubrique Personnaliser le ruban

Sélectionner l’onglet Accueil (par exemple)
Sélectionner le groupe Presse-Papiers (par exemple) pour insérer le nouveau groupe juste après
Cliquer sur le bouton Nouveau groupe
Le renommer "Photo" par exemple et le garder sélectionné

Dans la zone sous Choisir les commandes dans les catégories suivantes , sélectionner Toutes les commandes
Cliquer sur Appareil photo
Cliquer sur le bouton Ajouter
Cliquer sur OK.

Pour l'afficher dans la Barre d'outils Accès rapide

Cliquer avec le bouton droit sur la Barre d'outils Accès rapide
Dans la boîte de dialogue Options Excel , sélectionner la rubrique Barre d’outils Accès rapide

Choisir l'option Toutes les commandes
Cliquer sur Appareil photo
Cliquer sur Ajouter.

Utiliser la fonctionnalité Appareil photo

Cet exemple comprend :

Une feuille nommée " Données" sur laquelle une liste est affichée sur la gauche et, sur la droite, un petit tableau récapitulatif comprenant une extraction réalisée avec la fonction Somme.si
Une feuille nommée " Récap" sur laquelle se trouve un Tableau Croisé dynamique et un Graphique reprenant les données de la feuille " Données"
Une feuille nommée "Synthèse" sur laquelle les données photographiées vont s'insérer

Pour photographier les données du tableau récapitulatif

Sélectionner les données du tableau Excel à photographier
Cliquer sur l’icône de l’ Appareil photo.

La sélection apparaît avec un contour en pointillés et le curseur de la souris se transforme en +

Choisir un endroit dans le classeur pour insérer les données et y placer le curseur
Cliquer avec le bouton gauche de la souris

On peut utiliser l'appareil photo autant de fois que nécessaire pour réunir par exemple sur une même feuille tous les éléments essentiels sur un sujet donné.

Procéder de la même manière pour photographier le Tableau croisé dynamique positionné sur la feuille " Récap"
Il conviendra d'actualiser le TCD pour que la photo se mettre à jour.

Utiliser la fonctionnalité Appareil photo pour copier un graphique

Si l'on souhaite photographier un graphique, il ne faut pas sélectionner le graphique mais les cellules sur lesquelles est posé le graphique

Sélectionner les cellules sur lesquelles se trouve le graphique
Cliquer sur l’ Appareil photo
Choisir un endroit dans le fichier pour insérer le graphique et y placer le curseur
Cliquer avec le bouton gauche de la souris.

Sur la photo obtenue, il convient alors de Rogner l’image pour qu’elle ne fasse apparaitre que le graphique et ainsi effacer les cellules précédemment sélectionnées.

Cliquer une fois sur le graphique
Dans l'onglet Format de l'image , cliquer sur Rogner.

Si on modifie les Données d’origine situées dans la liste de la feuille " Données" , le graphique se met à jour automatiquement ainsi que la photo liée au graphique.

Attention : si l'on déplace le graphique d'origine, le graphique n’apparaitra plus sur la photo puisque l’appareil photo est un simple reflet des cellules sélectionnées

Faire des modifications

Sur les photos obtenues

On peut déplacer les photos obtenues, les agrandir ou les réduire en utilisant les poignées de dimensionnement mais aussi utiliser un style d'image, en modifier le format ou la couleur et même leur affecter une macro.

Sur les données d'origine

La photo est liée à la plage de données précédemment sélectionnée. Si l'on modifie les Données de la plage d'origine, les modifications sont automatiquement répercutées. On peut ainsi :

Modifier les données
Ajouter ou supprimer des lignes et/ou des colonnes
Modifier l’alignement, le format, etc.
Actualiser le Tableau Croisé Dynamique
Décaler le tableau sur la feuille sans impact sur la photo, sauf le graphique.

Utiliser les données d'un autre classeur

Comme vu précédemment, on peut photographier les données de plusieurs feuilles de calcul, on peut également utiliser les données d'autres classeurs

Insérer les données d'un autre fichier Excel

Sélectionner la plage de données dans le classeur d'origine
Cliquer sur l' Appareil photo
Cliquer dans le Classeur de destination à l'endroit où insérer la photo
Enregistrer et Fermer le classeur d'origine

Modifier les données dans le classeur d'origine

Ouvrir le classeur de destination

Un message affiche que la mise à jour des liaisons a été désactivée

Cliquer sur Activer le contenu
Cliquer sur la Photo
Activer l'onglet Données
Cliquer sur Modifier les liaisons
Cliquer sur Ouvrir la source
OK.

Rendre le fichier de destination interactif

Dans la ou les feuilles d'origine

En utilisant la zone Nom à gauche de la Barre de formule, nommer les plages de cellules à capturer

Nommer le tableau : " TABLEAU"
Nommer le Tableau Croisé Dynamique : " TCD"
Sélectionner la plage autour du graphique et la nommer ( ne plus déplacer le graphique par la suite ) : " GRAPHIQUE".

Dans la feuille de destination

Sélectionner la cellule où insérer une Liste déroulante
Activer l'onglet Données et cliquer sur Validation des données
Sélectionner l'option Liste déroulante
Dans la zone Source , saisir les noms des plages de cellules précédemment nommées, séparés par un point virgule ( ne pas mettre = et ne pas mettre d'espace )
OK.

Nommer la cellule contenant la liste déroulante pour renvoyer la valeur de la plage de cellules selon la sélection effectuée dans la liste déroulante

Ouvrir la liste déroulante créée et sélectionner un des noms
Affecter un nom
Activer l'onglet Formules
Cliquer sur Gestionnaire de noms
Dans la fenêtre, cliquer sur Nouveau et donner un nom : "CHOIX"
Dans la zone Fait référence à , saisir après le = Indirect( et fermer la parenthèse à la fin de la formule
Cliquer sur OK.

En gardant sélectionnée la cellule contenant la liste déroulante

Cliquer sur Appareil photo , le curseur se transforme en +
Cliquer dans une cellule vide, Excel affiche le nom sélectionné dans la liste déroulante
Dans la Barre de formule , supprimer la référence de cette formule sauf le signe = et saisir le nom affecté à la Liste déroulante : "CHOIX"
Appuyer sur Entr ée.

Chacune des trois photos peut alors s'afficher en fonction de la sélection réalisée dans la liste déroulante

Utilisation sur d'autres applications

Il est possible de coller la photo directement dans un mail, sur Word… , dans ce cas elle ne sera plus liée aux données d’origine et donc les modifications faites dans le fichier Excel ne seront pas répercutées.

Pour aller plus loin

Ce tutoriel est extrait du cahier thématique n° 5 - Excel - la manipulation des données .

Vous trouverez également des exemples de l'utilisation des listes déroulantes dans le cahier n° 6 - Optimiser et sécuriser la saisie .

Si vous souhaitez approfondir vos connaissances sur les graphiques , les cahiers n° 7 - Les graphiques et n° 25 - Les graphiques complexes et évolutifs vous proposent 150 pages d'explications et démonstrations.

Enfin, l'utilisation de la fonction INDIRECT est largement détaillée dans le cahier thématique n° 18 - Excel - Les fonctions de recherche

Word - Créer et modifier les liens hypertexte

183:938212700 (Sylvie Richard) — Mon, 17 Apr 2023 11:58:35 GMT

Créer des liens hypertexte - En modifier l'apparence et le contenu

Rechercher des liens - Désactiver les liens - Utiliser les renvois et les signets

Dans un document Word, on peut insérer un lien hypertexte d'un site Web , d'une adresse mail ou un lien vers un fichier de l'ordinateur ou vers un fichier partagé par le biais de OneDrive ou Google Drive.

Vous verrez dans cet article toutes les possibilités pour insérer , modifier ou supprimer un lien hypertexte ainsi que l'utilisation de la fonction Renvoi permettant d'accéder directement à un autre élément référencé dans le document Word.

Créer un lien hypertexte : Utiliser le formatage automatique de Word

La méthode la plus rapide pour créer un lien hypertexte vers une page Web dans un document Word consiste à appuyer sur la touche Entrée ou sur la Barre d’espacement juste après l'avoir saisie .

par exemple : www.maprofdinfo.fr

L'adresse est alors automatiquement convertie en lien et s'affiche en bleu et souligné.

De même, on peut copier l'adresse d'une page Web

Sélectionner l'URL de la page Web
Appuyer sur Ctrl V
Appuyer sur Entrée

par exemple : Word - Initiation - Perfectionnement - Expertise (maprofdinfo.fr)

Créer un lien qui renvoie à une adresse mail

Saisir le texte ou insérer l'image qui sera transformé(e) en lien et le sélectionner
Activer l'onglet Insertion
Cliquer sur Lien et sur Insérer un lien...

Cliquer avec le bouton droit et sélectionner Lien

Appuyer sur Ctrl K

Dans La fenêtre Insérer un lien, l e texte sélectionné est affiché dans la zone Texte à afficher

Cliquer dans la zone Adresse du courrier et saisir l'adresse mail ou sélectionner une adresse dans la liste Adresses de courrier récemment utilisées

Word affiche automatiquement mailto suivi de deux points devant l'adresse mail

Ne pas effacer ce terme qui est indispensable pour ouvrir le lien.

Saisir éventuellement l'objet dans la zone correspondante
Cliquer sur OK pour terminer

Lorsque l'on clique sur l'adresse mail insérée dans le document, la page Outlook s'ouvre automatiquement.

Si l'on ne possède pas de compte Microsoft

Placer le curseur sur le texte comportant l'adresse mail
Cliquer avec le bouton droit
Sélectionner l'option Copier le lien hypertexte pour le placer dans le Presse-papiers
Ouvrir la boîte de messagerie (exemple Gmail)
Créer un nouveau message
Appuyer sur Ctrl V pour insérer l'adresse mail mémorisée
Supprimer Mailto:
Appuyer sur Entrée

Créer un lien hypertexte vers un emplacement sur le web

Sélectionner le texte ou l’image à afficher en tant que lien hypertexte
Activer l’onglet Insérer
Cliquer sur Lien hypertexte

Cliquer avec le bouton droit sur le texte ou l’image
Cliquer sur Lien hypertexte dans le menu contextuel

Cliquer sur Ctrl K

Dans la boîte de dialogue Insérer un lien hypertexte

Sélectionner Fichier ou page web existante
Dans la zone Lié à , choisir l'option Fichier ou page web
Saisir ou coller le lien dans la Zone Adresse

Cliquer sur le bouton Naviguer sur le web pour localiser l’URL sur Internet et la copier
Taper le texte à afficher pour le lien dans la zone Texte à afficher

On peut personnaliser l’info-bulle qui apparaît lorsque l'on place le pointeur sur le lien hypertexte

Cliquer sur info-bulle dans le coin supérieur droit de la boîte de dialogue Insérer un lien hypertexte
Saisir le texte souhaité
Cliquer sur OK

En passant le curseur sur le texte qui apparaît sous forme de lien, le texte apparaît bien dans l'info-bulle

En cliquant sur le lien, on accède directement à la page Web correspondante.

Créer un lien hypertexte vers un fichier stocké dans l'ordinateur

On peut ajouter un lien hypertexte vers un fichier stocké dans l'ordinateur, ou vers un nouveau fichier à créer.

Sélectionner le texte ou l’image à afficher en tant que lien hypertexte
Dans l’onglet Insérer , cliquer sur Lien hypertexte
Cliquer sur Fichier ou page web existant(e)
Sous Lier à

Rechercher le fichier dans Regarder dans ou dans la liste Dossier actif

Pour créer un nouveau fichier vide et un lien vers celui-ci, cliquer sur Créer un documen t
Taper un nom pour le nouveau fichier et utiliser l’emplacement indiqué sous Chemin d’accès ou accéder à un autre emplacement d’enregistrement en cliquant sur Modifier

Choisir

Modifier le nouveau document ultérieurement
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Créer un lien hypertexte vers un emplacement du document actif ou d’un autre document

On peut créer des liens hypertexte vers un document Word incluant des styles de titre ou des signets, un courrier électronique Outlook, des diapositives ou des diaporamas personnalisés dans les présentations PowerPoint et vers des cellules et feuilles spécifiques dans les feuilles de calcul Excel

Insérer un lien dans un document contenant des styles de titre

Rappel

Pour ajouter un style de titre, sélectionner le texte du titre, cliquer sur l’onglet Accueil
Sélectionner un style dans le groupe Styles .

Dans un document créé avec des styles de titre , appuyer sur Ctrl F pour ouvrir le Volet de navigation et cliquer sur l'onglet Titres du volet
Sélectionner le texte ou l’image à afficher en tant que lien hypertexte.
Dans l’onglet Insertion , cliquer sur Lien hypertexte .ou cliquer avec le bouton droit sur le texte ou l’image puis cliquer sur Lien hypertexte dans le menu contextuel ou cliquer sur Ctrl K
Sous Lier à , cliquer sur Emplacement dans ce document

Dans la liste, sélectionner le Titre (document actif uniquement)
Cliquer sur OK
Cliquer sur le lien pour vérifier
Cliquer sur Ctrl et Flèche vers le haut sur le mini-clavier central pour revenir sur la 1 ^ère page

Créer un lien hypertexte vers un emplacement d’un autre document

Sélectionner le texte ou l’image à afficher en tant que lien hypertexte
Cliquer avec le bouton droit sur le texte ou l’image, puis cliquer sur Lien hypertexte dans le menu contextuel
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Dans la boîte de dialogue Regarder dans , cliquer sur la flèche vers le bas pour rechercher et sélectionner le fichier vers lequel créer le lien
Cliquer sur Signet , sélectionner le titre, le signet, la diapositive, le diaporama personnalisé ou la référence de cellule souhaité
Cliquer sur OK

Utiliser la fonction Renvoi pour créer un lien

La fonction Renvoi se comporte comme un lien hypertexte mais, contrairement au lien hypertexte, on n'a pas besoin de sélectionner le texte ou l'image pour créer le lien

Saisir "Exemple de texte" suivi d'un espace
Activer l'onglet Insertion et cliquer sur Renvoi

Dans la fenêtre qui s'ouvre

Ouvrir la liste déroulante correspondant à la Catégorie où l'on doit sélectionner l'élément sur lequel créer le lien
Sélectionner l'élément à lier, par exemple un titre

Laisser cochée l'option Insérer comme lien hypertexte
Dans la liste Insérer un renvoi à , sélectionner l'information à insérer dans le document (titre, numéro de page etc.)
Cliquer sur Fermer

Le lien créé s'affiche sous forme de Champ ce qui a l'avantage de pouvoir être actualisé si l'on effectue des modifications dans le document

Pour cela

Cliquer sur le Champ avec le bouton droit de la souris
Sélectionner l'option Mettre à jour les champs

Accéder à un lien hypertexte sans utiliser la touche Ctrl

On peut constater, que ce soit pour une adresse mail ou une adresse URL, une bulle d'information indique de cliquer ou de faire Ctrl Clic pour suivre le lien.

On peut faire en sorte d'éviter d'utiliser la touche Ctrl

Activer l'onglet Fichier
Cliquer sur Options – Options avancées
Décocher l'option Appuyer sur Ctrl
Appuyer sur OK

Modifier l’apparence du texte d’un lien hypertexte

Lorsque l'on clique sur un lien, il change automatiquement de couleur pour indiquer qu'il a été consulté. Si l'on souhaite que la couleur ne change pas ou simplement modifier la couleur.

Pour modifier ponctuellement le lien

Cliquer avec le bouton droit sur le lien
Cliquer sur Police dans le menu contextuel, ou cliquer sur une option de Style dans la Mini-barre d’outils qui apparaît

Pour modifier tous les liens

Activer l'onglet Conception
Cliquer sur Couleurs et Personnaliser les couleurs
Dans la liste, repérer Lien hypertexte visité et choisir la même couleur que Lien hypertexte
Cliquer sur Enregistrer

Les liens consultés ne changeront plus de couleur

Transformer un lien en bouton

Plutôt que de saisir du texte ou cliquer sur une image existante, on peut souhaite associer un lien à un bouton

Activer l'onglet Insertion
Cliquer sur Formes
Dessiner la forme choisie et la garder sélectionnée
Appuyer sur les touches Ctrl K pour ouvrir la fenêtre Insérer un lien
Choisir l'option désirée pour créer le lien
Cliquer sur OK

Pour tester le lien

Appuyer sur touche Echap pour désélectionner la forme
Cliquer sur la forme

Rechercher des liens hypertexte dans le document

Activer l'onglet Accueil
Cliquer sur le bouton Rechercher
Sélectionner Recherche avancée

Dans la fenêtre qui s'ouvre, cliquer sur Plus
Cliquer sur Format et sélectionner Style

Dans la nouvelle fenêtre qui s'ouvre, faire défiler la barre vers le bas
Sélectionner Lien hypertexte
Cliquer sur OK

Réduire la fenêtre en cliquant sur Moins
Cliquer sur Rechercher suivant pour sélectionner le 1er lien
Continuer si besoin

Visualiser tous les liens

Cliquer sur Lecture du Surlignage
Sélectionner Tout surligner

Tous les liens s'affichent surlignés en bleu

Modifier un lien hypertexte

Faire un clic droit sur le lien à modifier
Sélectionner Modifier le lien hypertexte
Procéder aux modifications

Supprimer tous les liens Hypertexte

Appuyer sur Ctrl A pour sélectionner le document
Appuyer sur Ctrl Maj F9

Désactiver les liens dans Word

Cliquer sur Fichier
Cliquer sur Options – Vérification
Cliquer sur Options de correction automatique
Sélectionner l'onglet Mise en forme automatique
Décocher Adresses internet et réseau par des liens hypertexte

Cet article est extrait du cahier thématique Documents longs - Références et insertions dans lequel sont traités de nombreux sujets comme les Notes bas de page, les Signets, les Renvois, les Tables des matières et d'illustration, l'Index, la bibliographie, le tout dans 76 pages d'explications détaillées et illustrées

WORD - Afficher l'onglet Développeur

Wed, 12 Apr 2023 17:25:43 GMT

Afficher l'onglet Développeur pour utiliser les macros et les formulaires

Les fonctionnalités de l'onglet développeur sont multiples :

On affiche l'onglet Développeur principalement pour créer et exécuter des Macro-commandes simples ou via le bouton Visual Basic

La création et la gestion des Formulaires s'effectuent également dans cet onglet où l'on retrouve les Contrôles hérités de la version 2003 et un nouvel outil beaucoup plus convivial permettant d'insérer des Contrôles de formulaire ActiveX plus performants.

Pour les utilisateurs plus expérimentés, il permet d'utiliser les Commandes XML et de gérer les Compléments de Word.

Par défaut, l'onglet Développeur n'est pas affiché dans Word, il est très facile de l'ajouter au Ruban

Activer l’onglet Fichier
Cliquer sur Options
Cliquer sur Personnaliser le ruban

Dans la fenêtre Per sonnaliser le ruban , cocher la case Développeur

L’onglet Développeur reste visible, sauf si l'on désactive la case à cocher ou si l'on doit réinstaller un programme Microsoft Office.

La procédure est identique pour afficher l'onglet Développeur sur PowerPoint , Excel et Outlook , seul le contenu varie selon les fonctionnalités spécifiques de chaque logiciel.

Toutes les fonctionnalités d'affichage et de personnalisation de l'écran sont largement détaillées dans le 1er cahier thématique de 74 pages Word - Présentation de l'environnemen t

Excel - La fonction dynamique TRIER combinée avec la fonction PRENDRE

Sun, 26 Mar 2023 17:02:04 GMT

Comment extraire et trier dans le même temps les plus grandes valeurs d'une liste et n'en conserver qu'une sélection t

Le but de cet exemple simple est de mettre en évidence le chiffre d'affaires d'agences régionales les unes par rapport aux autres et d'afficher les plus performantes

On peut utiliser ce principe pour suivre toutes sortes de statistiques (population, météo, sport, résultats examen etc.)

Soit ce petit tableau de 2 colonnes duquel on souhaite extraire les données triées sans avoir à le modifier.

Pour ne pas toucher aux données saisies, la première chose à faire est de créer deux colonnes supplémentaires qui recevront les données triées.

Une troisième colonne permettra de définir le "TOP" 1, 2, 3 …au choix via une liste déroulante.

1 ^ère étape : mettre le tableau d'origine sous forme de TABLEAU

Sélectionner les 2 colonnes concernées
Activer l'onglet Accueil
Cliquer sur Mettre sous forme de tableau
Choisir une mise en forme dans la liste qui s'affiche
Laisser cochée la case Mon tableau comporte des en-têtes

Recopier la mise en forme de l'en-tête sur les autres en-têtes en utilisant le pinceau

Le TABLEAU est nommé par défaut Tableau1 , il est possible de le renommer si besoin.

2 ^ème étape : récupérer les données triées par ordre décroissant

La fonction TRIER permet de renvoyer une plage de cellules

Saisir la formule TRIER en cellule D2 selon le modèle ci-contre

Les arguments sont les suivants

Tableau : sélectionner le tableau d'origine ( sans les en-têtes )
Index_tri : le numéro de la colonne à trier = la colonne B est la colonne n° 2
Ordre_tri : -1 = décroissant

Un nouveau tabl eau est automatiquement créé avec la colonne CA triée

Mettre en forme les nombres

3 ^ème étape, créer le TOP 3

Créer une liste déroulante dans la cellule G2

Dans l'onglet Données , cliquer sur Validation des données
Choisir l'option Liste
Saisir 1;2;3;4;5
Valider

La fonction PRENDRE permet d' afficher les x premières lignes ou colonnes d'un tableau

Intégrer la fonction TRIER à l'intérieur de la fonction PRENDRE

L'assistant nomme les arguments en anglais

Row signifie Rang

Array signifie Tableau

On peut ainsi choisir dans la liste déroulante les plus grandes valeurs à afficher puisque les données sont triées par ordre décroissant

Pour mettre en valeur visuellement les résultats , on peut agrémenter les résultats avec une Mise en forme conditionnelle

Pour mettre en forme les données

Sélectionner les colonnes D et E
Cliquer sur Mise en forme conditionnelle
Cliquer sur l'option Barre de données et choisir une couleur
OK

On peut fignoler la mise en forme en recliquant sur Mise en forme conditionnelle et en choisissant l'option Gérer les règles

Pour mettre en forme la cellule D2

Sélectionner la cellule D2
Cliquer sur Mise en forme conditionnelle
Sélectionner l'option Utiliser une formule…
Saisir la formule = D2<>"" signifiant si D2 n'est pas vide
Choisir une couleur

Ainsi, si l'on ajoute ou modifie des données dans le tableau d'origine, le tri et la mise en forme se mettent à jour automatiquement , du fait d'avoir mis les données sous forme de TABLEAU

Les fonctions dynamiques sont expliquées dans le cahier thématique relatif aux fonctions de recherche et dans celui traitant des fonctions statistiques .

EXCEL - Comparer des colonnes avec RECHERCHEV et ESTNA

183:938212700 (Sylvie Richard) — Fri, 24 Mar 2023 17:13:55 GMT

Différentes méthodes permettent de comparer le contenu de deux colonnes

Utiliser les fonctions RechercheV et Estna
Utiliser les fonctions Nb.si et Filtre
Utiliser la Mise en forme conditionnelle

Utiliser la combinaison RechercheV et Estna pour afficher les différences entre deux colonnes

la fonction RECHERCHEV permet de trouver, ou non, une valeur d'une colonne dans une autre colonne.

Cette fonction renvoie

soit l'élément recherché
soit le code d'erreur #N/A qui signifie qu'Excel n'a pas trouvé l'élément recherché.

Soit un tableau comme celui-ci dans lequel il faut trouver les différences entre ces deux colonnes

Utiliser la fonction RechercheV selon la syntaxe suivante =RECHERCHEV(A1;$B$1:$B$5;1;0) détaillée ainsi

Rechercher le contenu de la cellule A1
Rechercher cette valeur dans la colonne B$1:B$5

On positionne les $ devant les numéros de ligne de façon à ce que la recherche s'effectue entre les lignes 1 et 5

Recherche une valeur située dans la colonne 1
Recherche une valeur exacte

Valider la formule
Recopier la formule vers le bas

On remarque que la valeur manquante est identifiée par le code #N/A , ce qui n'est pas un affichage idéal dans un tableau

Pour ne plus afficher ce message qui ressemble à un message d'erreur, l'usage est d'utiliser la fonction ESTNA qui, elle, va retourner

VRAI : quand la fonction RECHERCHEV retourne #N/A
FAUX : quand la recherche a abouti à un résultat

Donc, en écrivant la formule RECHERCHEV à l'intérieur d'une fonction ESTNA , Excel va afficher les résultats VRAI ou FAUX selon que la recherche a abouti ou non.

Double-cliquer sur la 1 ^ère formule
Dans la B arre de formule, saisir la fonction ESTNA devant la RechercheV , sans oublier de fermer la parenthèse à la fin (on peut repérer à quoi correspondent les parenthèses en fonction de leur couleur)
Recopier la formule vers le ba s

Excel affiche bien VRAI ou FAUX mais ce n'est pas visuellement satisfaisant car ce n'est explicite, il est donc nécessaire de personnaliser ce résultat en demandant à Excel de laisser vides les cellules contenant FAUX et d' indiquer "n'existe pas" dans les cellules affichant VRAI.

Double-cliquer dans la 1 ^ère formule
Saisir la condition SI devant la formule existante en précisant "N'existe pas" pour valeur si vrai et "" pour valeur si faux

Deux guillemets accolés signifient : RIEN

Pour rendre le résultat encore plus évident, mettre en couleur les valeurs absentes

Sélectionner la colonne A
Dans l'onglet Accueil , cliquer sur Mise en forme conditionnelle dans le groupe Styles
Cliquer sur Nouvelle règle
Choisir l'option Utiliser une formule pour déterminer pour quelles cellules le format sera appliqué
Dans la zone saisie, coller la formule =ESTNA(RECHERCHEV(A1;B$1:B$5;1;0) qui a permis de retourner VRAI ou FAUX
Cliquer sur le bouton Format ....et choisir une couleur de mise en forme
Cliquer sur OK

Si cela ne fonctionne pas dans un premier temps

Cliquer de nouveau sur Mise en forme conditionnelle
Cliquer sur Modifier la règle
Vérifier l'option : S'applique à la feuille de calcul
Dans la formule, vérifier que A1 (dans cet exemple) n'est pas en valeur absolue , sinon supprimer les $

Les cellules de la colonne A n'apparaissant pas dans la colonne B sont bien mise en évidence par la mise en forme conditionnelle.

Si ensuite on ajoute ou on supprime des données dans l'une ou l'autre colonne, la mise en forme se fera automatiquement

La fonction RECHERCHEV est extraite du cahier traitant des fonctions de recherche où sont présentées de façon très détaillées d'autres fonctions toutes aussi performantes.

La fonction ESTNA est expliquée dans le cahier relatif aux fonctions Information , très utiles pour tester, contrôler et repérer les erreurs dans les formules de calcul.

La fonction SI est certainement la plus utilisée dans Excel et de nombreux exemples pas à pas sont détaillées dans le cahier sur les fonctions logiques

EXCEL - Comparer des colonnes avec NB.SI et FILTRE

Fri, 24 Mar 2023 17:13:54 GMT

Différentes méthodes permettent de comparer le contenu de deux colonnes

Utiliser les fonctions RechercheV et Estna
Utiliser les fonctions Nb.si et Filtre
Utiliser la Mise en forme conditionnelle

Utiliser la combinaison des fonctions NB.SI et FILTRE pour afficher les différences entre deux colonnes

Le but de cette petite démonstration est d'afficher les valeurs de la colonne A de ce tableau qui ne sont pas présentes dans la colonne B .

La FONCTION NB.SI permet de compter le nombre de fois qu’un élément est présent dans une liste.

Pour rechercher le contenu des cellules de la colonne A qui n'existe pas dans la colonne B , écrire la fonction NB.SI selon la syntaxe suivante : =NB.SI($B$1:$B$5;$A$1:$A$5)

Le critère de sélection n'est pas une cellule unique mais une plage de cellules.

On remarque que le calcul se propage automatiquement sur les cellules suivantes, comme une formule matricielle, c'est à dire que l'on n'a pas besoin de recopier la formule vers le bas, elle s'incrémente d'elle-même.

Dans le résultat obtenu, on constate par exemple que le nombre 121 présent 2 fois et que 810 et 246 ne sont pas présents dans la colonne B.

Le résultat 0 signifie donc qu'il y a non-correspondance entre les 2 colonnes.

C'est la fonction FILTRE qui va permettre d'afficher le résultat en clair car elle a la particularité de pouvoir afficher plusieurs résultats.

Cette fonction s'utiliser avec des Tests logiques , il faut donc transformer la formule de calcul en Test logique afin d'obtenir des résultats de type VRAI ou FAUX .

C'est très simple, il suffit d'ajouter =0 à la fin de la formule pour obtenir une réponse VRAI ou FAUX

Toutes les valeurs qui étaient à 0 sont maintenant VRAI et toutes les autres valeurs sont FAUX .

On peut alors utiliser la fonction FILTRE dont la finalité est d' afficher les valeurs répondant au test VRAI .

La fonction FILTRE n'a besoin que de 2 paramètres OBLIGATOIRES pour retourner un résultat

La colonne ou les colonnes à renvoyer filtrées
Le critère de filtrage

[Optionnel] le résultat à afficher quand il n'y a pas de résultat

Saisir la fonction FILTRE devant NB.SI en précisant bien que la valeur source est la colonne 1

=FILTRE($A$1:$A$5;NB.SI($B$1:$B$5;$A$1:$A$5)=0)

Remarque : cette fonction permet d'afficher un paramètre supplémentaire si le filtre ne renvoie aucun résultat

Le résultat obtenu représente les 2 nombres de la colonne A qui ne sont pas présents dans la colonne B.

De nombreuses possibilités d'utilisation de la fonction NB.SI sont détaillées et illustrées dans le cahier thématique relatif aux fonctions statistiques .

La fonction FILTRE est quant à elle extraite du cahier traitant des fonctions de recherche où sont présentées de façon très détaillées ces fonctions matricielles dynamiques.

EXCEL - Comparer des colonnes avec la mise en forme conditionnelle

Fri, 24 Mar 2023 17:13:52 GMT

Différentes méthodes permettent de comparer le contenu de deux colonnes

Utiliser les fonctions RechercheV et Estna
Utiliser les fonctions Nb.si et Filtre
Utiliser la Mise en forme conditionnelle

Utiliser la Mise en forme conditionnelle pour afficher les différences entre deux colonnes

Pour comparer visuellement les données de façon globale dans les différentes colonnes d'un tableau, une méthode très rapide et très facile est proposée avec l'utilisation de la Mise en forme conditionnelle

En effet, cette fonctionnalité propose une multitude d'options permettant de mettre en évidence des données selon leur contenu, et de façon très esthétique.

Si l'on reprend le petit tableau utilisé dans les deux précédents articles, on va faire en sorte d'une part, de faire ressortir les doublons, d'autre part les valeurs uniques .

Faire ressortir les doublons

Sélectionner l'intégralité du tableau
Dans l'onglet Accueil , groupe Styles , cliquer sur Mise en forme conditionnelle
Glisser le curseur sur Mise en surbrillance des cellules
Cliquer sur Valeurs en double

Automatiquement, les cellules concernées s'affichent en rose

Dérouler la liste des mises en forme et choisir une option ou cliquer sur Mise en forme personnalisée qui affiche la fenêtre Format de cellule

Autre possibilité

Sélectionner l'intégralité du tableau
Dans l'onglet Accueil , groupe Styles , cliquer sur Mise en forme conditionnelle
Cliquer sur Nouvelle règle
Dans la liste qui s'affiche, choisir l'option Appliquer une mise en forme uniquement aux valeurs uniques ou en double
Laisser cochée l'option Valeurs en double
Choisir une mise en forme

Faire ressortir les valeurs uniques

Sélectionner l'intégralité du tableau
Dans l'onglet Accueil , groupe Styles , cliquer sur Mise en forme conditionnelle
Glisser le curseur sur Mise en surbrillance des cellules
Cliquer sur Uniques

Sélectionner l'intégralité du tableau
Dans l'onglet Accueil , groupe Styles , cliquer sur Mise en forme conditionnelle
Cliquer sur Nouvelle règle
Dans la liste qui s'affiche, choisir l'option Appliquer une mise en forme uniquement aux valeurs uniques ou en double
Laisser cochée l'option Valeurs uniques
Choisir une mise en forme

D'autres possibilités d'utilisation de la mise en forme conditionnelle sont détaillées dans le cahier thématique La présentation des données qui propose des démonstrations pas à pas sur de nombreux cas de figure simples ou plus complexes.

Excel - Gérer les zéros dans la saisie des nombres

Sat, 18 Mar 2023 19:51:53 GMT

Utilisation particulière des Zéros dans les cellules

Renvoyer un affichage vide

On peut avoir besoin de définir ou non le contenu d'une cellule apparemment vide.

Utiliser les guillemets sans espace à l'intérieur

On obtient une cellule blanche considérée comme contenant un libellé

Ne rien mettre

On obtient une cellule contenant la valeur 0 ou un tiret selon le format choisi

Conserver un ou plusieurs 0 devant un nombre

En informatique, un nombre ne conserve jamais les 0 devant une valeur . Si l'on souhaite afficher des nombres nécessitant de conserver des 0 devant (par exemple des codes susceptibles d'être triés), il faut transformer les données en Format Texte

Sélectionner les cellules ou la colonne où écrire les données
Dans l'onglet Accueil , groupe Nombres , dérouler la liste affichant les formats
Sélectionner le format Texte
Saisir les données qui seront automatiquement alignées à gauche

Pour appliquer ponctuellement un Format Texte à un nombre (numéro de téléphone, code postal)

Faire précéder la saisie d'une apostrophe

Une fois la saisie validée, l'apostrophe n'apparaît pas

Faire cohabiter du texte et une information numérique contenue dans une cellule

Pour rendre plus explicite et plus lisible le résultat d'un calcul, on peut combiner du texte et des nombres. Pour ce faire, procéder de la manière suivante :

Saisir Le signe = pour introduire la formule
Utiliser les guillemets pour encadrer les libellés
Utiliser l'esperluette & pour lier et passer du libellé à une valeur

Saisir correctement les fractions

Pour éviter d'obtenir une date (1er avril) en tapant par exemple ¼

Saisir d'abord 0 puis espace puis ¼

Les modes de formatage des données sont très nombreuses et cet article n'est qu'un exemple des possibilités d'Excel en la matière.

Le cahier thématique La saisie des données et les formules de calcul vous propose 48 pages d'explications et d'exemples sur la saisie , le formatage , l'identification des cellules, le gestionnaire de noms etc

Le cahier thématique Exploitation et gestion des données met l'accent sur les styles , l' alignement des données, la mise en forme conditionnelle avec de très nombreux exemples pas à pas, tout au long de plus de 60 pages largement illustrées.

Excel - La fonction Decaler

183:938212700 (Sylvie Richard) — Fri, 17 Mar 2023 17:27:54 GMT

Rendre les calculs dynamiques grâce à la fonction Décaler

La fonction DECALER (Version US = OFFSET ) permet de renvoyer une plage de cellules qui correspond à un nombre déterminé de X lignes et de Y colonnes .

La fonction DECALER n'a pas pour vocation de décaler physiquement des cellules mais permet seulement de renvoyer une référence à une plage de cellules.

L'intérêt de cette fonction réside dans le fait qu'elle permet de définir des plages de cellules dont les références pourront évoluer dynamiquement avec les modifications apportées dans la feuille de calcul.

Syntaxe

=DECALER (Réf ; Lignes ; Colonnes ; Hauteur ; Largeur)

DECALER est une des rares fonctions intégrées d'Excel qui renvoie une plage de cellules

On peut ainsi

L'utiliser dans une formule en remplacement d'une plage de données "saisie en dur"
Faire varier ses paramètres en fonction de la configuration de la feuille ou des valeurs dans les cellules

Elle ne décale pas physiquement les cellules dans la feuille et ne modifie pas la sélection ; elle renvoie simplement une référence .

On peut utiliser la fonction DECALER avec toutes les fonctions exigeant une référence comme argument.

LES ARGUMENTS

Ref : Plage qui sert d'ancrage à la plage renvoyée par la fonction = 1 ^ère cellule du tableau

Lignes : représente le nombre de lignes à parcourir à partir de Ref (la cellule supérieure gauche)

Ce nombre est positif pour un décalage vers le bas, négatif pour un décalage vers le haut

Colonnes : représente le nombre de colonnes à parcourir à partir de Ref (la cellule supérieure gauche)

Ce nombre est positif lors d'un décalage vers la droite et négatif vers la gauche

Hauteur : Nombre de lignes de la plage à renvoyer
Largeur : Nombre de colonnes de la plage à renvoyer

Si les arguments Hauteur et Largeur sont omis, les valeurs par défaut de ces arguments sont celles de l'argument Ref.

UTILISATION STATIQUE

Exemple – Envoyer en cellule E9 le contenu de la cellule C9

Se positionner sur la cellule E9
À partir de la 1ère cellule de la plage A2 , décaler de 7 lignes et décaler de 2 colonnes pour se positionner en C9 (cellule à copier)
Afficher dans la cellule active E9 le contenu de 1 ligne et 1 colonne

UTILISATION DYNAMIQUE

Si on ajoute des lignes supplémentaires au tableau qui peut évoluer, il faut adapter la formule aux variations de ce nombre de lignes et rendre la fonction DECALER dynamique

La nouvelle formule se traduit de la façon suivante

= quel que soit le nombre de lignes , à partir de la cellule A2, accéder à la dernière ligne, décaler de 2 colonnes, afficher le contenu de 1 ligne et 1 colonne

Il faut remplacer un ou plusieurs paramètres fixes par une fonction d'Excel

La fonction NBVAL (A:A) va compter l es lignes remplies en colonne A à partir de la cellule A2

Il faut alors enlever 1 pour ne pas compter le titre

L'argument Nombre de lignes devient NBVAL (A:A)-1

La fonction Decaler n'est qu'une partie des possibilités de recherche d'Excel, de nombreuses fonctionnalités permettent d'être performant dans la gestion des données

Le cahier thématique Fonctions de recherche vous propose 65 pages d'exemples et démonstrations pas à pas sur l'utilisation des principales les fonctions, à savoir :

Recherche - RechercheV - RechercheH – RechercheX - Estna – Choisir – Index – Equiv – Indirect – Adresse – Decaler – Formuletexte – Ligne – Unique – Filtre – Trier – Trier par – Les références étendues.

EXCEL - La fonction RechercheX

Fri, 17 Mar 2023 16:20:04 GMT

La fonction RechercheX combine les avantages

des fonctions RechercheV et Index

La fonction RechercheX ( Version US = XLOOKUP) est une fonction accessible uniquement dans Excel 365

Son utilisation a de nombreux avantages , notamment

Effectuer une recherche sur une colonne au lieu de préciser un numéro de colonne , ce qui permet de pouvoir insérer ou supprimer des colonnes en gardant l'intégrité des résultats
Effectuer une recherche à gauche , ce que ne permet pas RechercheV
Afficher un message personnalisé "si non trouvé"
Effectuer une recherche propagée (sur plusieurs colonnes)
Choisir l'ordre de la recherche

Syntaxe

RechercheX ( valeur_cherchée ; tableau_recherche;tableau_renvoyé ; si_non_trouvé;mode_correspondance;mode_recherche )

La fonction RECHERCHEX peut s'écrire avec 6 paramètres mais les 3 premiers sont les plus importants

Valeur cherchée dans une colonne du tableau
Tableau_recherche = Colonne où l'on recherche la valeur
Tableau_renvoyé = Colonne à retourner

Si_non_trouvé = Valeur à retourner en cas d'erreur

Mode correspondance

0 par défaut ( correspondance exacte ) qui affiche #N/A en cas de non-correspondance

1 ou -1 pour autoriser une correspondance partielle si aucune correspondance exacte n’est repérée (valeur inférieure la plus proche ou valeur supérieure la plus proche)

2 pour autoriser une correspondance avec un caractère générique où * remplace un ou plusieurs caractères, ? remplace un caractère et ~ permet d'échapper l'un de ces 3 caractères *?~

Mode recherche = Retourner la plus petite ou la plus grande valeur

1 : recherche en commençant par le début (par défaut)
-1 : recherche en commençant par la fin
2 : recherche binaire croissante
-2 : recherche binaire décroissante

Dans cette petite base de données, on recherche le Nom et le Prénom en fonction du Code situé en dernière colonne

Textuellement :

Rechercher le contenu de la cellule K6 dans la colonne Code de la base de données

Renvoyer le contenu des colonnes B et C correspondant

Afficher "n'existe pas" s'il n'y a pas de résultat.

La rubrique Tableau_recherche correspond à la colonne Code
La rubrique Tableau_renvoyé correspond aux colonnes NomEmp et Prénom

On constate que la fonction RechercheX a renvoyé des valeurs à gauche, sur 2 colonnes (en propagé)

Le résultat est visible dans la fenêtre Arguments de la fonction à droite en-dessous des arguments

Remarques

Si l'on avait utilisé la fonction RechercheV, la colonne Code aurait dû être placée en 1ère position
Avec une seule fonction RechercheX , il est possible de retourner plusieurs valeurs à la fois , par exemple, pour retourner la ligne entière, entrer le tableau entier dans Tableau_renvoyé

Dans cette configuration, on peut déplacer les colonnes ou en insérer sans perdre l'intégrité des données

la fonction RechercheX n'est qu'une partie des possibilités de recherche d'Excel, de nombreuses fonctionnalités permettent d'être performant dans la gestion des données

Le cahier thématique Fonctions de recherche vous propose 65 pages d'exemples et démonstrations pas à pas sur l'utilisation des principales les fonctions, à savoir :

Recherche - RechercheV - RechercheH – RechercheX - Estna – Choisir – Index – Equiv – Indirect – Adresse – Décaler – Formuletexte – Ligne – Unique – Filtre – Trier – Trier par – Les références étendues.

Remplir un document sans rien saisir

Sun, 12 Mar 2023 14:40:44 GMT

Pour réaliser des tests, des démonstrations, des exercices de mise en page ou de mise en forme, vous pouvez insérer du texte automatiquement

De nombreux tutos et cours sur Internet vous obligent à télécharger des documents préconfigurés pour mener à bien des essais et manipulations de mise en forme ou mise en page nécessitant une quantité importante de texte.

Les difficultés surviennent parfois lorsque l'on souhaite mettre en application les manipulations sur nos propres documents, avec notre propre configuration.

L'idéal est donc de créer nos propres documents, de A à Z afin de ne rien négliger lors de l'apprentissage.

La saisie de texte étant longue et fastidieuse, Word propose deux techniques pour générer du texte automatiquement, l'une dans la langue du système, ici en français, l'autre en latin.

Ces deux méthodes sont très simples à réaliser, elles permettent de définir précisément un nombre de paragraphes souhaités et pour chaque paragraphe, le nombre de phrases qu'il doit comporter.

·Créer un document vierge
·Dans l'onglet Accueil , groupe Paragraphe , cliquer sur le bouton Afficher tout pour visualiser les caractères invisibles, indispensable pour visualiser les sauts de paragraphe, les sauts de ligne, les espaces, les tabulations etc.

1 ^ère méthode = Créer du texte en latin avec la fonction Lorem

Comme sur Excel, cette fonction est introduite par le signe = qui permet de lancer la création du texte

Cette fonction Lorem requiert deux arguments et s'écrit sous la forme =lorem(p,l)

p désigne le nombre de paragraphes à créer
l désigne le nombre de phrases à insérer dans chaque paragraphe

Pour créer un texte de 20 paragraphes de 5 phrases

Saisir l'instruction suivante : =lorem(20,5)
Valider par la touche Entrée du clavier

Le texte est généré et comporte bien 20 paragraphes de 5 phrases.

On peut le vérifier de deux manières

Cliquer sur l'onglet Révision
Cliquer sur le bouton Statistiques du groupe Vérification

Sur la Barre d'état de Word, cliquer sur l'indication numérique du nombre de mots

Une boîte de dialogue affiche les statistiques sur le document .

2 ^ème méthode = créer du texte en français avec la fonction Rand

La fonction Rand est également introduite par le signe =

Cette fonction Rand requiert deux arguments et s'écrit sous la forme =rand(p,l)

p désigne le nombre de paragraphes à créer
l désigne le nombre de phrases à insérer dans chaque paragraphe

Pour créer un texte de 20 paragraphes de 5 phrases

Saisir l'instruction suivante : =rand(20,5)
Valider par la touche Entrée du clavier

Par l'une de ces deux manipulations, un texte est inséré dans un document basé sur le modèle Word créé par défaut sur votre ordinateur, sans aucune mise en forme ni mise en page.

Il est également possible d'utiliser ces fonctions à l'intérieur d'un document existant, il s'adaptera à la mise en page du document en cours d'utilisation.

La lettre de motivation efficace

Sat, 11 Mar 2023 13:16:59 GMT

La lettre de motivation permet de décrocher le premier rendez-vous,

il est indispensable de la soigner autant que le CV

Une lettre de motivation sert à exprimer sa motivation pour l'entreprise et non sa motivation en général

Une lettre de motivation efficace doit être courte et très travaillée pour

Donner envie de lire le CV s’il est joint
Aider à la lecture de ce CV ., en soulignant les aspects forts de l'expérience (formation, emplois antérieurs, activités extra-professionnelles) en lien avec l’emploi visé
Faire comprendre ce que l'on recherche exactement
Donner des arguments sur nos qualités, notre savoir-faire, notre savoir-être, tout ce qui représente des atouts pour l’entreprise à laquelle on postule.

Pour rédiger une lettre de motivation, la plus grosse erreur à ne pas faire est de se précipiter sur Google pour copier-coller des modèles.

Pour attirer l'attention du recruteur, il faut éviter à tout prix la candidature bateau.

Les règles d'or pour réussir une lettre de motivation

Être positif. Tout ce qui se présente comme un handicap peut être tourné à Notre avantage
Être authentique . Il ne s'agit pas de « vendre » un personnage imaginaire mais de mettre en valeur ce que l'on est et ce qui nous distingue des autres
Ne pas affirmer pas mais Démontrer . Il faut rechercher ce qui peut illustrer nos propos et prouver ce que l'on avance
Toujours penser à ce qui est important pour le recruteur . Quels sont les aspects qui comptent pour lui ?
Toujours associer un savoir-faire , une qualité et leur utilité pour l'entreprise ou l’emploi proposé
Insister sur ce qui nous rend opérationnel tout de suite . Montrer que l'on peut rendre service immédiatement à l'entreprise
Adapter l'argumentaire au recruteur . Parler technique à un technicien, pas à quelqu'un qui n’y connaît rien.

Comment présenter la lettre de motivation ?

Il n'existe pas de modèle de lettre de motivation, néanmoins on peut définir un certain nombre de règles qui inciteront le recruteur à lire attentivement le CV qu'il reçoit.

Abandonner le stylo, passer au numérique

L’usage de la lettre manuscrite est depuis longtemps dépassé.

Pourtant de nombreux candidats et donneurs de conseils, pensent toujours que la lettre de motivation se rédige à la main.

Il faut abandonner ces préjugés et opter pour des lettres de motivation sous format Word (sauf si l'annonce demande explicitement une lettre manuscrite) .

Elles sont plus lisibles donc plus rapides à lire
Il est beaucoup plus facile de les modifier pour les personnaliser et les adapter à chaque candidature

De plus, pour de nombreux recruteurs, la lettre manuscrite serait même contre-productive dans certains cas !

Quand une candidature n’est pas retenue, elle est souvent ajoutée à une CVthèque pour de futurs postes à pourvoir.

Or, quand on reçoit un courrier écrit à la main, il faut le numériser pour le garder en archive. C’est un peu fastidieux...

La présentation et le style

La lettre de motivation ne doit pas excéder une page recto , quelle qu'en soit la teneur

Le style doit être simple et sans fautes

S’il y a bien une chose qui énerve les recruteurs, ce sont les fautes d’orthographe .

Si l'on n'est pas très bon en orthographe, il faut faire relire la lettre de motivation par un proche.

Être clair, simple et concis

Éviter les phrases interminables et tournures alambiquées
Éviter les phrases toutes faites qui donnent l’impression d’avoir été copiées-collées
Pour être encore plus convaincant, laisser tomber le conditionnel au profit du présent ou du futur .

Les erreurs à éviter

La lettre qui répète ce qui est déjà écrit dans le CV
Les formules de demande d’emploi qui évoquent les difficultés de la situation, l’angoisse de la recherche, les expressions négatives : Je n’ai pas pu... Il ne m’a pas été permis...
La lettre trop longue et trop tassée, sans paragraphes, sans espace...
Les ratures, les taches, l’écriture brouillonne...
Des oublis importants : la signature, les coordonnées

Le ou les destinataires

La lettre de motivation doit être nominative et adressée au bon interlocuteur

Débuter sa lettre par Madame, Monsieur traduit un manque de curiosité envers l’entreprise , il faut faire l’effort de chercher le nom de l'interlocuteur.
Si l'on postule dans une PME où les règles sont moins strictes, il peut être bénéfique de doubler la lettre et de l’envoyer également au responsable du service que l'on souhaite intégrer.

Le contenu

L'entrée en matière

Oublier la sempiternelle phrase : Très intéressée par votre annonce, je vous adresse ma candidature pour le poste de… à pourvoir

Aller droit au but

Entrer directement dans le vif du sujet en plaçant, dès le premier paragraphe, les informations les plus stratégiques , la pépite, au vu du descriptif du poste à pourvoir comme la maîtrise d’un logiciel rare, un savoir-faire technique, une expérience à l’étranger…

Utiliser une accroche qui joue sur l’actualité

Suite à votre prise de parole sur le salon x et soucieux de travailler dans une entreprise qui met en avant des valeurs de ...

Utiliser une accroche passe-partout

Je postule à cette offre car j’ai eu l’occasion de développer les compétences qui correspondent à vos attentes ainsi qu’à l’environnement de l’entreprise.

Utiliser une accroche qui génère la curiosité

Vous recherchez une assistante, je ne le suis pas mais j'aimerais le devenir .

Le candidat ne cherche pas à mentir ou à embellir la réalité et a de grandes chances d'éveiller la curiosité du recruteur et d'aboutir à un rendez-vous.

Parler ou non de l'entreprise qui recrute

En lisant la lettre de motivation, le recruteur doit être persuadé que le candidat lui a écrit en pensant à SON entreprise . Et pas à une autre.

Si l'entreprise est connue, il faut être pertinent

Consulter le site web de l’entreprise pour s'imprégner de ses valeurs , de son actualité
Se renseigner sur le poste : où se situe-t-il dans l’organisation ? À quel service est-il rattaché ? Qui le dirige ?
Ceci permettra de faire la transition vers un paragraphe mettant en adéquation les compétences avec les exigences du poste.

Si l'on ne connaît pas l'entreprise

Il faut faire comprendre au recruteur que le candidat a bien compris l’annonce et a adapté sa lettre en fonction de celle-ci, ce qui le démarquera des autres qui ne prennent pas cette peine.

Lire attentivement tous les mots de l'annonce

Taille de l'entreprise
Secteur d'activité
Ses objectifs, son chiffre d'affaires
Les caractéristiques du poste.

Il faut faire coller au maximum le poste qui se dessine à la lecture de l’annonce avec ses propres compétences et ce que l'on peut dire de soi.

Reprendre les éléments de langage de l’annonce
Lister les compétences recherchées en essayant de trouver un maximum de points communs avec les vôtres

S'il s’agit d’une PME

Mettre en avant les expériences dans ce genre de structures
Mettre en avant la polyvalence , qualité indispensable pour travailler dans une petite entreprise.

S’il s'agit d’un groupe international

Insister sur les compétences linguistiques
Évoquer les expériences et études à l’étranger…

L'argumentaire

La lettre de motivation doit venir en complément du CV et non servir de résumé des éléments les plus importants qu’il contient.

Le CV, c’est le savoir-faire, la lettre de motivation, le savoir-être.

Il ne faut pas se contenter de citer dans la lettre les expériences passées, il faut les rendre pertinentes et les mettre en relation avec les attentes du poste à pourvoir.

L'argumentaire servira au recruteur pour trancher

Il transmet ou non cette candidature
Il appuie, il soutient ou non cette candidature
Il décide ou non d'embaucher cette personne

En se basant sur

Les critères définis par l’entreprise : un profil de poste, le texte d’une petite annonce...
La façon dont le candidat a compris et évalué les compétences et des qualités nécessaires pour tel poste dans telle entreprise.

Un argumentaire construit sert donc à aider tout interlocuteur, dans le cadre d’un recrutement, à se forger son opinion et à prendre, à son niveau, la décision qu’il lui paraît pertinent.

La pertinence d’une lettre de motivation ne se juge pas au nombre de lignes écrites, mais à la sincérité de candidat

Une quinzaine de lignes peuvent suffire, sur deux tiers de page au maximum .

Voilà, à titre d’exemple, ce que je pourrai vous apporter comme assistante… avec des dates , des chiffres , des langues parlées et même une ou deux personnes de référence parmi votre réseau : des anciens clients ou des fournisseurs.

Bien argumenter, c’est

Présenter sous le meilleur jour les expériences positives , les savoir-faire, les connaissances et les qualités
Expliquer comment tous ces points forts vont être utiles à cette entreprise
Montrer comment d’éventuels points faibles sont compensés par d’autres atouts
Mettre en avant sa motivation , son intérêt pour le poste envisagé et pour l’entreprise.

Les erreurs à éviter

La banalité

Tout le monde peut affirmer être travailleur, dynamique, ouvert, motivé . Il faut chercher plutôt ce qui caractérise vraiment le candidat.

Les arguments en forme de plaidoirie

J'ai seulement 1 an d'expérience mais c'est parce que...

J'aurais voulu apprendre (telle technique) mais j'en ai été empêché par...

Les arguments non étayés

J'aime les contacts : dire ce qui le prouve dans l'expérience professionnelle, dans la vie.

(La pratique d’un sport d’équipe, une activité dans une association de parents d’élèves, un emploi dans la vente...).

Les arguments peu crédibles

Affirmer, par exemple, que l'on pourra apprendre en un mois ce qui s'apprend en un an.

L'argumentaire sans rapport avec le poste visé

Il faut créer des liens entre le candidat et le besoin de l'entreprise.

Inutile d’expliquer pourquoi on parle anglais couramment, si l'on postule à un emploi où cette langue n’est pas utilisée...

La conclusion

Il ne faut surtout pas négliger la fin de la lettre.

Privilégier les tournures proactives

Je serais ravi de vous présenter les atouts de ma candidature lors d’un éventuel entretien.

Persuadé que mon profil pourra vous intéresser, je serais heureux de vous rencontrer pour vous préciser mes motivations.

C'est avec plaisir que je vous rencontrerai pour vous détailler mes compétences et vous exposer mes motivations pour ce poste

Pour de nombreux autres conseils, connectez-vous sur www.maprofdinfo.fr rubrique Efficacité professionnelle pour télécharger gratuitement le cours de votre choix.

Je vous conseille également de consulter les supports Word afin d'acquérir ou perfectionner vos connaissances en traitement de texte, outil indispensable pour donner une image sérieuse, quel que soit votre métier ou votre situation.

Mettre votre CV en couleur

Sat, 11 Mar 2023 12:11:30 GMT

Vous souhaitez présenter un CV à votre image et vous démarquer ?

Choisissez la bonne couleur pour affirmer votre personnalité.

Un CV n'est pas un prospectus commercial, il doit être Sobre.

Cependant, on peut l'agrémenter de touches de couleur afin de capter l'attention du recruteur

Pour mettre en avant les titres , les points-clés et en clarifier la structure
Pour faire passer au recruteur un message clair, au travers de couleurs reflétant la personnalité du candidat.

Attention

Un CV multicolore annonce d’emblée un candidat non organisé , il faut donc veiller à respecter la règle des 2 couleurs maximum ! voire Une seule !!

Si l'on envoie un CV par mail , il faut savoir que les services RH vont l’imprimer, et souvent, l’imprimer en noir et blanc : Il faut donc choisir des couleurs qui passent bien à l’impression.

Les couleurs sont le reflet de la personnalité des candidats, il faut donc bien choisir pour éviter d'être mal catalogué par le recruteur.

Le bleu

Le bleu est la couleur de l’action , de l’impulsion qui ouvre des perspectives, qui évoque la découverte

Un CV en bleu assure 100% de sobriété, et renvoie une image très positive de la personnalité .

Conseils

Le bleu pour tous les domaines et métiers
Le bleu twitter, combiné à un gris anthracite fin

Le rouge

Le rouge représente l’énergie , inspire le sérieux et la rigueur.

Le rouge possède des significations positives = chaleur, énergie, passion…

Comme c'est une couleur très dominante à caractère fort, il convient de l’utiliser avec parcimonie.

Conseils

Le rouge pour les domaines Finance et Banque
Un rouge vif et simple, avec un gris clair, pour les titres, le nom et le prénom

Le jaune

C’est la couleur du soleil, elle évoque la joie et l’amitié .

Cette couleur permet d’égayer un CV, car elle est stimulante et chaleureuse.

Le jaune est la couleur attendue dans le domaine gastronomie et de la restauration , car le jaune donne faim !

Conseil

Le jaune s’imprime mal, et ne se voit pas en noir et blanc , le jaune vif-orangé pour être 100% visible à l’impression

Le vert

Le vert est la couleur naturelle signifiant l’espoir et la stabilité .

Mais attention : le vert peut vite devenir terne si le ton est mal choisi.

Conseils

Le vert pour les professions d’ ameublement, ingénieurs et écologistes
Combiner un vert pomme avec des tons crème, marron ou taupe !

L'orange

La couleur orange est symbole de tonicité , mais signifie également la créativité et la communication .

C’est une couleur vive qui convient parfaitement pour un CV.

Elle y apporte une touche de bonne humeur et d’optimisme.

Conseils

L'orange pour la gastronomie (guides, chefs, restaurants)
À n'utiliser que pour les titres et informations clés

Le marron

Le marron est la couleur de la terre , elle est douce, naturelle et neutre.

C’est une couleur dont on ne se lasse pas.

Attention toutefois à la teinte choisie, qui peut avoir tendance à ternir notre image.

Conseil

Coupler le marron avec d’autres teintes de marron, ainsi qu’avec l’orangé .

Le violet

La couleur violette correspond à la spiritualité et à la stabilité .

Entre le pourpre et le bleu, le violet est une couleur saillante, parfaitement adaptée au CV , c'est une couleur gaie et tendance.

Conseils

Un violet type jus de myrtille
Associer le violet avec des teintes claires (blanc, bleu ciel, rose clair).

Le rose

La symbolique historique du rose touche à l’identité et aux rapports aux autres.

Elle inspire séduction, romantisme et optimisme ; mais pas de rose clair.

Conseils

Le rose pour les secteurs de l’animation, l'événementiel et la communication
Le rose type lait-grenadine plutôt que type lait-fraise, qui tend vers un rose gourmand.

Pour de nombreux autres conseils, connectez-vous sur www.maprofdinfo.fr rubrique Efficacité professionnelle pour télécharger gratuitement le cours de votre choix.

Rédiger un CV efficace

Sat, 11 Mar 2023 10:44:54 GMT

Vous souhaitez présenter un CV personnalisé, à votre image ?

Voici quelques conseils pour répondre à l'attente des recruteurs

Le CV c'est la vie scolaire, professionnelle et sociale résumée en une page...

L'abréviation CV vient du latin Curriculum Vitae qui signifie Déroulement, Cours de la Vie.

L'objectif du CV est de

Détailler le parcours tant au niveau des études que des diverses expériences révélatrices de la personnalité du candidat
Faire comprendre qui est le candidat et pourquoi il est adapté au poste pour lequel il postule

Le CV permet au recruteur d'apprécier l'esprit de synthèse et le discernement du candidat, c'est pourquoi il est fortement recommandé d'y apporter un soin tout particulier.

Attention, le CV est complémentaire de la lettre de motivation

Le CV est factuel et synthétise le parcours , il n'est pas nécessaire de trop en mettre sur chaque expérience ou diplôme
La lettre de motivation pourra prendre le relais et mettre en valeur les aspects importants de la candidature.

Le style d'un CV doit être clair et aéré , sincère , surtout sans faute d'orthographe , être conforme à la réalité ...

Il doit

Refléter fidèlement la personnalité du candida t
Être adapté au poste visé, à l’entreprise dans laquelle il postule
Se limiter à l’essentiel tout en donnant envie au recruteur d’en savoir plus et donc de lui donner envie de proposer un entretien.

La présentation générale du CV

Impératif !! Ne pas Utiliser un modèle tout fait

Même s'il vous semble-être original, le recruteur risque fort, dans sa carrière, d’avoir déjà vu ce modèle des centaines de fois, ce qui sera rédhibitoire.

Chaque CV est unique, il est réalisé en fonction de la personnalité du candidat, de son caractère et de son projet, il faut réussir à faire ressortir, au sein du CV, les informations qui apportent une valeur ajoutée à la candidature pour avoir une chance d'être remarqué et d'engendrer un entretien.

il faut toujours avoir en tête ces qualités essentielles

Le Soin
La Précision
La Concision
La Sobriété

La conception

Le CV Word s’est imposé comme le format de référence . Plus simple, plus universel, plus léger, il est plébiscité par les recruteurs et les candidats.

Les versions récentes de Word permettent de composer un document avec une présentation impeccable avec des facilités de mise en page, d'alignement et l'application de thèmes très professionnels.

ATTENTION - Il faut savoir, avant de se lancer dans une mise en page originale, que l es logiciels de recrutement utilisés par les grands groupes ne lisent pas les documents trop lourds ou aux formats non-traditionnels . Pire, certains les assimilent à des spams ou à des virus.

Le support

S’il y a bien une règle à ne transiger sous aucun prétexte, c’est bien celle du format.

Ce que veulent les recruteurs, c’est du format A4 et rien d’autre .

Oublier

La brochure qui se déplie
L’affichette
La carte de visite améliorée

Si le CV doit être envoyé par courrier ou remis en main propre, il est conseillé de

Choisir un papier de bonne qualité , un peu épais et agréable au toucher
Veiller à la qualité de l’impression , notamment aux lignes de texte coupées en deux par manque d’encre
Transporter le CV dans une chemise pour n e pas transmettre un document chiffonné .

Il est impératif d'écrire uniquement sur le Recto de la feuille .

Les recruteurs sont unanimes : même si l'on souhaite économiser du papier ou protéger la planète, le recto-verso complique la lecture .

L'envoi électronique du CV

Si le CV est envoyé électroniquement, vérifier les Propriétés du CV !

Il suffit de cliquer avec le bouton droit de la souris sur un document Word ou d'actionner l'option Informations pour accéder à la fenêtre des Propriétés du document qui indiquent le nom de l’auteur , l’heure d’enregistrement, la date… et éventuellement d'autres renseignements.

Si l'on souhaite que le nom de l'employeur actuel reste confidentiel, bien vérifier que le nom de l’auteur du CV Word ne soit pas le nom de l'entreprise, souvent renseigné par défaut dans les propriétés du document .

Dans les versions de Word 2007 et suivantes, utiliser la fonction Vérifier l'absence de problèmes et activer la commande Inspecter le document pour afficher et effacer les éventuelles données confidentielles.

· Enregistrer son CV sous le format .docx et sous le format .pdf

Certains recruteurs exigent l'envoi de documents en format Word . Cependant, certains utilisent parfois des versions de traitement de texte très anciennes et ne peuvent pas ouvrir les documents enregistrés en .docx.

Si l'on a un doute, il est donc conseillé d 'enregistrer également le CV en PDF pour qu'il soit néanmoins visible en cas de problème d'incompatibilité de versions.

Alléger la photo du CV

Word dispose d'une fonction Compresser les images permettant de réduire le poids du document pour qu'il ne dépasse pas 2 Mo.

En effet, les derniers appareils photo numériques permettent de prendre des photos en ultra haute définition, mais certaines messageries de recruteurs les refuseront.

La mise en page

Pour les métiers touchant aux techniques de secrétariat

Secrétaire ou Assistante est un métier de communication écrite et orale
Le secrétariat requiert également des capacités de synthèse

Il faut que ces qualités ressortent dans le CV

La mise en page témoigne d’une maîtrise des logiciels de traitement de texte . Cela peut peser dans la balance au moment de faire un choix sur une candidature.

Veiller absolument à ne laisser aucune faute d’orthographe ou de syntaxe

Respecter la ponctuation , l’emploi des majuscules et des accents

Adopter une charte graphique qui soit séduisante et lisible : des paragraphes aérés feront toujours bonne impression

Veiller au bon alignement du texte et des colonnes, Il n’est pas rare de voir des puces mal positionnées, des alinéas de toutes tailles et des mauvais retours à la ligne

Justifier le texte et vérifier l’espacement des alinéas

Utiliser une et une seule police de caractères , sobre (Calibri, Verdana, Times New Roman ou Arial) au minimum de 10 pts pour que le recruteur ne soit pas obligé de faire un effort de lecture

Utiliser modérément les caractères gras et l'italique

Le soulignement est interdit dans les documents typographiques, il est désuet, coupe les lettres à jambage et surcharge le document.

Chaque rubrique doit être clairement identifiée, bien cadrée et espacée des autres de manière à rendre son repérage et sa lecture plus aisés.

Le CV ne doit en aucun cas être retouché à la main, ne comporter ni rature ni surcharge.

Pour de nombreux autres conseils, connectez-vous sur www.maprofdinfo.fr rubrique Efficacité professionnelle pour télécharger gratuitement le cours de votre choix.

Comment définir les paramètres par défaut dans Word

Sun, 05 Feb 2023 20:09:09 GMT

Vous trouverez régulièrement dans ce blog des tutos sur les principales fonctionnalités de Word.

Ces tutos vous donnent un aperçu du contenu des cours largement détaillés et illustrés proposés sur le site MaProfdinfo.fr

Vous y trouverez une formation complète du niveau débutant à expert sous forme de cahiers thématiques

Définir les paramètres par défaut d'un document Word

Comment définir les paramètres par défaut pour tous les nouveaux documents Word ?

· Si vous utilisez régulièrement le même formatage de vos documents
· Si vous devez respecter une charte graphique très précise
· Si vous souhaitez que tous les documents que vous créez respectent une certaine cohérence

L’idéal est de définir une fois pour toutes les styles et la personnalisation à appliquer dans chaque document dans ce que l’on nomme Le modèle Normal.dotm.

Le modèle Normal.dotm s’ouvre automatiquement à chaque lancement de Word. Il est constitué de styles, de formatages qui déterminent l’apparence de base de tout nouveau document.

Si l’on modifie le Normal.dotm, les modifications s’appliquent automatiquement aux nouveaux documents que l’on crée ensuite

Modifier directement le Normal.dotm

Activer l’onglet Fichier
Cliquer sur Ouvrir
Accéder à C:\Users\nom d’utilisateur\AppData\Roaming\Microsoft\ Templates
Ouvrir le modèle Normal.dotm
Procéder aux modifications souhaitées
Cliquer sur l’onglet Fichier puis Enregistrer

Modifier le Normal.dotm via un document vierge

Pour appliquer les modifications désirées, on peut les effectuer lors de la modification d’un document ordinaire

Créer un nouveau document vierge
Activer l’onglet Accueil

Dans le groupe Police , cliquer sur le lanceur de boîte de dialogue (bouton situé dans le coin en bas à droite du groupe) pour ouvrir la fenêtre de Formatage des polices

Choisir le Type de police à appliquer par défaut, sa Taille , son e ffet , etc..
Cliquer sur le bouton Définir par défaut en bas de la fenêtre
Cliquer sur OK
Confirmer en cochant l’option Modifier Tous les documents basés sur Normal.dotm

Dans le groupe Paragraphe , cliquer sur le lanceur de boîte de dialogue pour ouvrir la fenêtre de formatage de paragraphe
Choisir le type d’ Alignement , de Retrait , d’ Espacement et d’ Enchaînement de paragraphes à appliquer par défaut
Cliquer sur le bouton Définir par défaut en bas de la fenêtre
Cliquer sur OK
Confirmer en cochant l’option Modifier Tous les documents basés sur Normal.dotm

Dans le groupe Styles , cliquer sur le lanceur de boîte de dialogue pour ouvrir la fenêtre de formatage des styles
Modifier ou supprimer chacun des styles à définir par défaut en effectuant un clic droit sur le ou les styles concernés

dans l’onglet Conception (Word 365) dont les thèmes sont basés sur les styles, cliquer sur le bouton Définir par défaut en bas à droite de la fenêtre
Cliquer sur OK
Confirmer en cochant l’option Modifier Tous les documents basés sur Normal.dotm

Dans l’onglet Mise en page (Word 365) cliquer sur le lanceur de boîte de dialogue pour ouvrir la fenêtre de formatage du groupe Mise en page pour ouvrir la fenêtre complète de formatage de la mise en page
Modifier les marges du document et la mise en page souhaitées
Cliquer sur le bouton Définir par défaut en bas de la fenêtre
Cliquer sur OK
Confirmer en cochant l’option Modifier Tous les documents basés sur Normal.dotm

Fermer le document

· Créer un nouveau document

Toutes les modifications effectuées ont été prises en compte

Attention Si le modèle Normal.dotm est renommé, endommagé ou déplacé, une nouvelle version sera automatiquement créée avec les paramètres par défaut d’origine au lancement suivant de Word.

La nouvelle version n’inclura aucune des personnalisations précédemment appliquées à la version renommée ou déplacée.

Pour approfondir les différents formatage du texte, des paragraphes et des styles, je vous invite à acquérir les cahiers thématiques n° 3 – Embellir le texte (81 pages) et n° 7 – Thèmes et styles

Le cahier n° 8 – Modèles et formulaires vous permet d’apprendre à créer vos propres modèles et formulaires

Pour vous tenir au courant des nouvelles publications et mises à jour, je vous invite à vous inscrire à la Newsletter.

Vous recevrez un code cadeau pour acquérir le cours de votre choix.

EXCEL - Les séries de données

Sun, 05 Feb 2023 20:07:49 GMT

Faciliter la saisie des feuilles de calcul grâce aux séries de données

Une série de données correspond à une suite logique de valeurs , chaque valeur se déduisant de la précédente en utilisant la Poignée de recopie en bas à droite de la première valeur pour générer une Incrémentation.

Les jours de la semaine et les mois sont des Séries de données préconfigurées que l’on appelle des listes des données.

Si l’on saisit Janvier dans une cellule et que l’on incrémente la cellule, les cellules situées en-dessous ou à droite affichent Février, Mars etc.

Certaines suites sont déjà enregistrées dans les options avancées d'Excel, on peut d'ailleurs créer d'autres listes personnalisées à cet emplacement si nécessaire.

L ES TYPES DE Séries

Pour éviter un travail fastidieux, lorsque l’on peut utiliser un e certaine logique dans la saisie des données, l’emploi des Séries peut faire gagner beaucoup de temps et éviter des fautes de frappe.

Série numérique linéaire

La série la plus couramment utilisée est la Série numérique qui est très intuitive.

Une Liste numérique linéaire est une série de nombres entiers que l'on peut créer selon deux méthodes :

1 ^ère méthode

Taper le premier nombre dans une cellule
Taper le second nombre dans la cellule en dessous
Sélectionner les deux cellules
Positionner le curseur dans l’angle inférieur droit de la cellule et lorsqu’il prend la forme d’un petit + noir, maintenir le bouton gauche de la souris enfoncé et glisser pour tirer sur la poignée de recopie

2 ^ème méthode

Taper le premier nombre dans une cellule
Valider par Ctrl Entrée pour garder la cellule active
Tirer la poignée de recopie
Le même nombre s'affiche dans les toutes les cellules
Ouvrir la balise active qui se positionne au bas à droite de la liste
Sélectionner l'option Incrémenter une série

On peut également utiliser la touche Ctrl pour forcer l'incrémentation

Série géométrique

Cette fonctionnalité d'Excel permet de personnaliser une suite en agissant sur le Pas de l'incrémentation

Dans une série, la différence entre deux valeurs est appelée : le pas de la série

Une série géométrique est une série obtenue par la multiplication de la valeur précédente par le pas de la série

1 ^ère méthode : en sélectionnant les cellules

Saisir un nombre
Sélectionner la cellule où est le nombre ainsi que les cellules devant être incrémentées
Sous l'onglet Accueil , dans le groupe Edition , cliquer sur le bouton Remplissage
Sélectionner Série

Dans la fenêtre qui s'affiche

Sélectionner Ligne ou Colonne
Sélectionner Linéaire
Dans Valeur du Pas , saisir le coefficient d'incrémentation
OK

2 ^ème méthode : en définissant la dernière valeur souhaitée

Saisir un nombre
Sous l'onglet Accueil , dans le groupe Edition , cliquer sur le bouton Remplissage
Sélectionner Série

Dans la fenêtre qui s'affiche

Sélectionner Ligne ou Colonne
Sélectionner Géométrique

Dans Valeur du Pas , saisir le coefficient de multiplication
Dans Dernière valeur , saisir le dernier nombre à obtenir
OK

Série chronologique

Une Série chronologiqu e est une série dont les valeurs sont des dates SAISIES

Ce qu'Excel comprend avec les nombres, il le comprend aussi avec les données au format heure ou au format date

Excel comprend qu'il s'agit d'une heure si on la saisit au format hh:mm dans la cellule
Excel comprend qu'il s'agit d'une date si on la saisit au format jj/mm/aaaa

Ces séries fonctionnent aussi parfaitement avec les abréviations , c'est-à-dire avec les trois premières lettres du jour de la semaine ou du mois de l'année, comme lun, mar, mer... ou jan, fév., mar...

Créer une liste de dates consécutives

Saisir une date
Tirer la poignée de recopie

Attention : si une date est générée par une fonction, cela ne fonctionne pas

Créer une série de jours ouvrés (sauf samedis et dimanches)

Saisir une date
Appuyer sur Ctrl Entrée
Tirer la poignée de recopie
Ouvrir la balise active
Sélectionner Incrémenter les jours ouvrés

Créer une série chronologique en spécifiant une unité de temps

Saisir une date
Tirer la poignée de recopie
Ouvrir la balise active
Sélectionner Incrémenter les Mois ou les Années

Sélectionner la date et les cellules à incrémenter
Dans l'onglet Accueil , cliquer sur le bouton Remplissage
Sélectionner Colonne
Sélectionner Chronologique
Sélectionner une unité de temps
Dans Valeur du pas , saisir une valeur

Les listes personnalisées

Créer une liste personnalisée

Activer l’onglet Fichier
Sélectionner Options avancées
Dans la rubrique Général , cliquer sur le bouton Modifier les listes personnalisées

Cliquer sur l’option Nouvelle liste même si ce choix est déjà sélectionné
Le point d’insertion clignote dans la zone Entrées de la liste
Saisir chacune des données en les séparant par la touche Entrée
Cliquer sur bouton Ajouter
Cliquer sur OK 2 fois

Série alphanumérique

Une Série alphanumérique comporte du texte suivi d'un nombre entier

Cela ne fonctionne pas avec les nombres décimaux

Excel manipule des nombres et connaît leur ordre, ainsi, quelle que soit la saisie suivie d'un chiffre ou d'un nombre, en tirant la poignée Excel propose une suite logique

Une liste personnalisée peut contenir du texte, des chiffres ou les deux

Pour créer une liste personnalisée ne contenant que des chiffres, sans enchaînement logique et pouvant commencer par des 00 comme des références ou des numéros de série

Sélectionner autant de cellules vides que nécessaire
Activer l'onglet Accueil
Choisir le Format Texte dans le groupe Nombre
Ok
Saisir la liste des nombres dans les cellules mises en forme

Procéder comme précédemment pour ajouter une Liste personnalisée

Une série de données personnalisée s’utilise comme n’importe quelle série de données simple

Saisir au clavier la 1ère valeur de la série dans une cellule
Faire glisser la poignée de recopie de cette cellule

Ponctuellement, si l'on ne souhaite pas remplir les cellules avec des valeurs différentes et transformer la manipulation en Copie , maintenir la touche Ctrl enfoncée en glissant la Poignée de recopie

Importer une liste personnalisée

Si une série de données a déjà été saisie dans une feuille de calcul, il est possible de créer une nouvelle liste personnalisée à partir de cette saisie

Cliquer sur bouton Modifier les listes personnalisées
Dans la zone Importer la liste des cellules , sélectionner les cellules contenant les valeurs à importer dans la série
Cliquer sur bouton Importer pour ajouter la nouvelle série à la suite de la zone Listes personnalisées
OK 2 fois

Modifier ou supprimer une Liste personnalisée

Accéder à la boîte de dialogue Listes personnalisées

Pour modifier une série personnalisée, cliquer une fois dessus
Faire les modifications dans la partie Entrées de la liste

Pour supprimer une série personnalisée, cliquer une fois dessus
Cliquer sur le bouton Supprimer

Vous pourrez apprendre ou vous perfectionner sur les autres fonctionnalités d'Excel permettant de faciliter et sécuriser la saisie des données dans le cahier thématique de 40 pages rédigé et illustré sur ce sujet.

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Word - Comment créer une table des illustrations

Sun, 05 Feb 2023 19:59:28 GMT

Légender les images et créer une table des illustrations

L a table des illustrations permet d’énumérer et d’organiser les figures, images ou tableaux dans un document sous le même principe qu’une table des matières

Cela permet ensuite de rechercher des légendes dans le document directement depuis cette table triée par numéro de page

On peut ainsi, dans un document volumineux, numéroter automatiquement ses Tableaux, Schémas, Images etc.

La Table des Illustrations fait référence à des objets dotés d’une Légende

L'illustration d'un document peut se réaliser de plusieurs manières

Avec des Images
Avec des Tableaux
Avec des Équations (pour un rapport mathématique par exemple)

Donc, si l'on doit référencer trois types d'illustration, il faudra créer trois tables

Dans le Ruban , sous l’onglet Références , on utilise le groupe Légendes

Légender les illustrations

Des légendes doivent être affectées aux illustrations pour qu’elles puissent faire partie de la table

Si on supprime une illustration sans supprimer sa légende, celle-ci reste dans la table

Sélectionner l’objet
Appuyer sur Insérer une légende

Faire un clic droit sur l’objet
Insérer une légende
Choisir le Texte de légende dans la zone Légende ou créer une Nouveau texte pour indiquer un libellé personnalisé
Si le texte de l'étiquette (Figure) convient, cliquer sur OK

L’option Nouveau texte permet de saisir une autre étiquette que celles proposées dans la fenêtre Nouvelle étiquette

On peut transformer l'étiquette Figure en Animal par exemple

La zone Position permet de définir l'emplacement de l'étiquette par rapport à l'objet

De même, l’option Numérotation permet de choisir un autre format de numérotation

Un Numéro de légende séquentiel est un Champ {SEQ} que l'on peut modifier après avoir affiché le Code de champ en appuyant sur Maj F9 ou Alt F9 ou en sélectionnant l'option Basculer les codes de champ par un clic droit sur le champ

Pour modifier une légende

La sélectionner par cliqué-glissé
La mettre en forme comme tout texte Word : alignement, gras, italique, police, couleur, etc.

Il convient ensuite de renouveler ces opérations pour tous les objets concernés

Pour ajouter une légende à un objet flottant

Si l’on souhaite garder la possibilité de déplacer une image avec sa légende comme un seul objet, il faut les regrouper

Insérer l’image
Avant d’insérer la légende , dans les options d’ habillage de l’image , choisir un habillage avec texte
Ajouter ensuite la légende

La légende étant sélectionnée, cliquer sur l’image en appuyant sur Ctrl pour que les deux soient sélectionnés
Cliquer avec le bouton droit pour ouvrir le menu contextuel
Sélectionner l’option Grouper , puis Grouper

Pour mettre à jour les numéros de légende

Lorsque l’on insère une légende dans un document, Word met à jour automatiquement la numérotation, mais si l’on déplace une légende, les numéros de légende doivent être mis à jour manuellement

Sélectionner tout le document par Ctrl A
Appuyer sur F9 ou cliquer avec le bouton droit sur le numéro et sélectionner Mettre à jour les champs

Pour modifier le style de légende

Il est possible de modifier le style de toutes les légendes insérées dans le document

Activer l’onglet Accueil
Dans le groupe Styles , cliquer avec le bouton droit sur le style Légende
Faire les modifications désirées

Pour supprimer une légende

Sélectionner la légende
Appuyer sur la touche Suppr
Mettre à jour la numérotation par Ctrl A puis F9

Créer la Table des Illustrations

Placer le curseur où doit commencer la table
Activer le bouton Insérer une table des légendes
Choisir les options souhaitées, notamment le type de Légende , qui correspond à l’étiquette

On peut créer autant de tables que d’étiquettes utilisées dans le document : une table d’images, une table de tableaux, une table de graphiques, etc.

La mise à jour et l’utilisation des tables sont effectuées comme pour une Table des Matière s

Pour supprimer une Table des illustrations

La sélectionner
Appuyer sur la touche Suppr

Si l'on rencontre un problème de numération

Sélectionner l'ensemble du document en cliquant sur Ctrl A
Appuyer sur la touche F9 ou faire un clic-droit et sélectionner Mettre à jour les champs

Générer une table des illustrations sans créer de légendes

Il est possible de créer une table des illustrations sans créer de légendes

Appliquer un style aux textes associés aux objets

Cliquer sur le bouton Options de la boîte de dialogue Table des illustrations
Cocher l’option Style
Sélectionner le style à utiliser
Valider par Ok

L’option Aucune est alors sélectionnée dans la liste Légende car les légendes ne seront pas utilisées pour créer la table des illustrations

Il faut que le même style soit utilisé pour toutes les légendes des illustrations et uniquement pour les légendes , dans le cas contraire, si ce style est appliqué à un autre texte qu’une légende, ce texte sera intégré à la Table des illustrations.

Vous pourrez apprendre ou vous perfectionner sur l'insertion et la gestion de d'une table des matières , d'un index des documents ou d'une bibliographie ainsi que l'utilisation des notes bas de page , des signets et des renvois dans le cahier thématique rédigé et illustré sur ce sujet.

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Comment utiliser les contacts Outlook dans un publipostage Word ?

Sun, 05 Feb 2023 19:59:17 GMT

WORD - PUBLIPOSTAGE

Vous trouverez régulièrement dans ce blog des tutos sur les principales fonctionnalités de Word.

Ces tutos vous donnent un aperçu du contenu des cours largement détaillés et illustrés proposés sur le site MaProfdinfo.fr

Vous y trouverez une formation complète du niveau débutant à expert sous forme de cahiers thématiques

Comment utiliser des Contacts Outlook comme source de données pour générer un Publipostage dans Word ?

Rappel du principe du publipostage

Le Publipostage permet de créer un ensemble de documents personnalisés pour différents destinataires en personnalisant un document-type afin de s’adresser à chaque destinataire par son nom

Une Source de données (liste Word, feuille de calcul Excel, base de données Access ou contacts Outlook) est associée au document

Les Champs de fusion sont des espaces réservés permettant de placer dans le document-type les informations issues de la source de données

On peut utiliser la liste de contacts Outlook de deux manières

Pour utiliser principalement les adresses postales et générer des courriers et des étiquettes par exemple
Pour envoyer des messages électroniques en bloc

Dans Outlook

Cliquer sur le bouton Contacts ou Personnes (selon la version)
·Sélectionner les noms à inclure dans la liste de données

Pour inclure l’intégralité du carnet d’adresses, ignorer cette étape

Dans le groupe Actions , cliquer sur le bouton Fusion et publipostage

Dans la fenêtre Fusion des contacts qui s’affiche, choisir les options souhaitées

Dans la rubrique Contacts

Préciser quels contacts à utiliser
Préciser quels champs seront à fusionner

Dans la rubrique Fichier du document

Cocher Document existant
Choisir Courrier s’il s’agit d’envoyer des messages électroniques
Cliquer sur Parcourir pour sélectionner le document-type à utiliser (lettre, tableau, étiquettes etc.) s’il a été conçu précédemment

Cliquer sur Nouveau document

Dans la rubrique Fichier de données contact

Pour réutiliser cette liste sans devoir refaire la sélection à chaque fois, cocher la case Fichier permanent et donner un nom à la liste
Pour utiliser une liste existante, cliquer sur Parcourir

Dans WORD

Activer l’onglet Publipostage
Cliquer sur Démarrer la fusion et le publipostage et sélectionner le document-type (choisir Courrier pour envoyer le publipostage par messagerie)
Insérer les Champs de fusion de la liste de contacts Outlook dans le document

Utiliser le Bloc d' adresse du groupe Champs d'écriture d'insertio n pour les enveloppes et les étiquettes

Utiliser la Formule d’appel du même groupe pour personnaliser les lettres et les courriers électroniques

Ajouter ou modifier éventuellement le texte dans chacun des documents, enveloppes, étiquettes

Saisir et mettre en forme le texte du message électronique si l’on a utilisé l’option Courrier
Cliquer sur Aperçu des résultat s puis sélectionner Suivant ou Précédent pour afficher et vérifier chaque document, enveloppe, étiquette ou message électronique personnalisé

Dans le groupe Terminer , sélectionner Terminer & fusionner
Imprimer les documents

Envoyer des courriers électroniques

Dans le cas d'un envoi par courrier électronique

Dans la zone À , sélectionner le champ contenant l’adresse e-mail dans la liste de publipostage

Word envoie un message individuel à chaque adresse de courrier, on ne peut donc pas envoyer le courrier en Cc ou Cci à d’autres destinataires

Saisir l’objet du message sur la ligne Objet

Dans la zone Format des courriers , sélectionner

HTML (paramètre par défaut)

Texte brut pour envoyer le document en tant que corps du courrier électronique

Sous Envoyer des enregistrements , choisir

Tous les enregistrements (par défaut)

Enregistrement en cours pour n’envoyer le message qu’à l’enregistrement affiché à l’écran

De et À envoient uniquement une plage d’enregistrements
Cliquer sur OK pour effectuer le publipostage

On peut inclure des liens mais on ne peut pas ajouter de pièces jointes au courrier électronique

Pour réutiliser le publipostage

Enregistrer le document de fusion pour pouvoir l’exécuter de nouveau sans avoir à définir d’autres éléments

Le document de fusion reste connecté à la source de données

Pour l’exécuter à nouveau, ouvrir l’onglet Fichier et ouvrir le Document Word
Choisir Oui lorsque Word invite à Conserver la connexion

Ce post n'est qu'un aperçu de ce qu'il est possible de faire grâce à la fonction publipostage. Un cours complet sur le sujet est rédigé et illustré dans le cahier n° 9 de 43 pages sur le site maprofdinfo.fr.

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Maîtriser l'utilisation des sauts de page et des sauts de ligne

Sun, 05 Feb 2023 19:49:57 GMT

Gérer les caractères spéciaux inappropriés dans un document

Lorsque l'on se trouve en présence d'un document téléchargé ou simplement transmis par un autre utilisateur et qu' il comporte des défauts de conception , on est obligé de le remettre en forme et de supprimer les imperfections parfois invisibles à l'œil nu .

Il s'agit souvent de supprimer des sauts de paragraphe inutiles, des sauts de ligne malvenus, des tabulations ne correspondant à rien etc.

Afficher les caractères masqués pour visualiser tous les caractères invisibles du document

Ouvrir le document concerné
Cliquer sur le bouton Afficher tout dans le groupe Paragraphe de l'onglet Accueil

LES SAUTS DE LIGNE

Qu'est-ce qu'un saut de ligne ?

Un saut de ligne impose le retour à la ligne tout en conservant le texte dans le même paragraphe ; il est utile pour éclaircir un texte sans pour autant créer un nouveau paragraphe et ne sera pas considéré comme tel lors d'une numérotation par exemple.

Il se crée avec la combinaison de touches Maj Entrée .

Beaucoup de personnes utilisent les sauts de ligne un peu n'importe comment en créant des ruptures non souhaitées à l'intérieur des paragraphes .

il devient impossible de structurer les documents puisqu'ils ne comportent plus ou très peu de paragraphes.

Lorsque l'on applique un alignement justifié, les sauts de ligne créent de gros espaces entre les mots, sur les lignes incomplètes

On peut repérer les sauts de ligne inutiles ou gênants matérialisés par une flèche de retour vers le bas

Pour supprimer les sauts de ligne

Sans sélectionner quoi que ce soit dans le document , appuyer sur les touches CTRL H

· Dans la boîte de dialogue Rechercher et Remplace r , se positionner dans la zone Rechercher

· Saisir successivement "accent circonflexe" et "l" ( comme Ligne ) , ce qui produit à l'écran le code ^l

Dans la zone Remplacer , saisir un espace pour séparer la fin de la phrase précédente du début de la suivante
Cliquer sur le bouton Remplacer tout pour effectuer le remplacement dans tout le document
Valider l'alerte et fermer la boîte de dialogue en cliquant sur la croix rouge

On constate dans le document que les sauts de ligne ont disparu et que le texte est correctement aligné et distribué horizontalement.

LES SAUTS DE PARAGRAPHE

Qu'est-ce qu'un saut de paragraphe ?

Un saut de paragraphe apparaît à l'écran dès que l'on appuie sur la touche Entrée ; si l'on appuie deux fois sur Entrée , on insère successivement deux paragraphes et, même vides, ils seront considérés par Word comme des vrais paragraphes donc ils seront pris en compte lors d'une numérotation automatique par exemple.

Si l'on souhaite aérer un document entre les paragraphes, la meilleure méthode d'ajouter un espace Avant ou Après un paragraphe dans le groupe Paragraphe de l'onglet Accueil .

Dans l'exemple ci-dessous, on remarque que des paragraphes sont séparés les uns des autres par un saut de paragraphe lorsque l'on visualise deux marques de paragraphe consécutives, une en fin de ligne, une en début de ligne suivante.

Remplacer les marques de paragraphe

Pour corriger ces anomalies, le raccourci-clavier Ctrl H permet d'afficher directement la fenêtre Rechercher-Remplacer que l'on retrouve dans le groupe Édition de l'onglet Accueil .

Sans sélectionner quoi que ce soit dans le document , appuyer sur les touches CTRL H
Dans la boîte de dialogue Rechercher et Remplacer , se positionner dans la zone Rechercher
Saisir successivement "accent circonflexe" et "p" ( comme P aragraphe ), ce qui produit à l'écran ^p

Pour remplacer la succession de deux marques de paragraphe par une seule

Dans la zone Rechercher , saisir ce code deux fois, soit : ^p^p
Dans la zone Remplacer par , le saisir une seule fois
Cliquer sur le bouton Remplacer tout pour effectuer le remplacement dans tout le document
Valider l'alerte et fermer la boîte de dialogue

On constate alors que les paragraphes ne sont plus délimités que par une seule marque de paragraphe.

LES TABULATIONS

Autre mauvaise utilisation du traitement de texte : taper plusieurs fois sur TAB pour aligner du texte ou pire des nombres, pour éviter de couper un mot ou tout autre bricolage…

Pour peu que l'on modifie les marges, la justification du texte ou la taille des caractères, le document devient désorganisé et d'un aspect vraiment très peu professionnel.

Pour rappel, une tabulation est basée sur un taquet placé sur la règle pour aligner le texte à un endroit précis ; s'il n'y a pas de taquet sur la règle, Word considère qu'il y en a un virtuel tous les 5 caractères.

Dans le texte ci-dessous, les tabulations sont matérialisées par une flèche horizontale orientée à droite.

Supprimer automatiquement les tabulations

Sans sélectionner quoi que ce soit dans le document , appuyer sur les touches CTRL H
Dans la boîte de dialogue Rechercher et Remplacer , se positionner dans la zone Rechercher
Saisir successivement "accent circonflexe" et "t" ( comme T abulation ) , ce qui produit à l'écran ^t

Dans la zone Remplacer , vider le contenu avec la touche Suppr

Ceci permet de remplacer chaque tabulation par une chaîne vide et donc de toutes les supprimer

·Cliquer sur le bouton Remplacer tout pour effectuer le remplacement dans tout le document
Valider l'alerte et fermer la boîte de dialogue

Dans le document ci-dessus, on constate que tous les décalages occasionnés par ces tabulations intercalées ont bien disparu

Attention : toutes les tabulations seront supprimées !

LA GESTION DES CARACTèRES SPéCIAUX

Les possibilités de gestion des caractères spéciaux sont nombreuses, on les retrouve en cliquant sur le bouton Plus de la fenêtre Rechercher et remplacer

Appuyer sur les touches CTRL H

Cliquer sur le bouton Remplacer dans le groupe é dition de l'onglet Accueil
En bas à gauche de la boîte de dialogue étendue, cliquer sur le bouton Spécial

La liste des caractères spéciaux est effectivement longue, il suffit de cliquer sur le caractère choisi pour que Word affiche le code correspondant dans la zone Rechercher

On peut ainsi agir sur les sauts de section , les espaces insécables ou tout simplement les espaces , par exemple Remplacer 2 espaces consécutifs par un seul…

Attention : Ne pas confondre Marque de paragraphe , utilisé ici, et Caractère de paragraphe qui ne représente qu'un caractère.

Selon le même procédé, le bouton Format permet de modifier en une seule fois le formatage des caractères ou des paragraphes.

Si vous souhaitez vous perfectionner sur toutes les possibilités de mise en forme des caractères, des paragraphes et du document dans son ensemble, je vous invite à cliquer sur ce lien qui vous présentera le support de cours détaillé et illustré de 80 pages relatif à ce thème.

Pour bénéficier d'un cours gratuit de votre choix parmi les cours thématiques de MaProfdInfo.fr , n'hésitez pas à laisser vos coordonnées ici

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